Nejnovější vydání magazínu CIO Business World přineslo rozsáhlý speciál, ve kterém najdete přehled nejvýznamnějších ERP systémů, na které můžete narazit na českém trhu, včetně podnětné diskuse s jejich vybranými dodavateli. InfoConsulting je mezi nimi a vy si můžete přečíst rozhovor s naším expertem Pavlem Štanclem, který se už přes 15 let věnuje švédskému ERP systému IFS.
1. Je lépe implementovat ERP najednou, nebo postupně? Jaké jsou výhody a nevýhody obou postupů?
Každá implementace je svým způsobem unikátní. Ve své profesní kariéře jsem se zatím nesetkal s dvěma zcela totožnými implementacemi. Na každém projektu je nutné identifikovat aktuální stav a podle toho navrhnout způsob zavedení systému. U některých zákazníků je vhodné zvolit strategii „vše najednou“, u jiných je pak lepší zvolit postup implementace po určitých blocích. Na začátku je potřeba pracovat s informacemi typu – kolik společností bude do implementace zahrnuto, jaké oblasti podnikových procesů bude ERP systém pokrývat, kolik uživatelů bude se systémem pracovat, jaké budou kapacitní možnosti klíčových uživatelů a podobně. V případě implementace více společností zákazníka je mnohdy výhodné vytipovat společnost, která bude sloužit jako jakýsi prototyp, který se bude dále rolovat do zbývajících společností.
Výhodou implementace typu „vše najednou“ je zcela určitě fakt, že je do velké míry eliminováno riziko nekonzistence řešení oblastí, které se překrývají. V případě postupné implementace se tato nekonzistence může vyskytnout a modifikace již nasazeného řešení v dané oblasti je mnohdy komplikovaná. Nevýhodou tohoto typu implementace je pak kapacitní náročnost na realizační tým, nutnost soustředěné kooperace jednotlivých členů týmu.
Výhodou postupné implementace je možnost projekt příhodně časově rozvrhnout a soustředit se na menší množinu procesů. Nevýhodou pak může být delší celková doba realizace projektu.
2. Které zúčastněné strany (stakeholders) jsou pro úspěšnou implementaci ERP systému nejdůležitější?
Pro každou úspěšnou implementaci ERP systému je klíčová role vedení společnosti i projektového realizačního týmu. Ten se skládá z projektového managementu a klíčových uživatelů. Neřekl bych, že je jedna strana důležitější než druhá. Každý musí na projektu sehrát přidělenou roli zodpovědně, a tak dobře, jak jen je to možné.
Rozhodnutí o nasazení nového informačního systému musí být učiněno na základě reálných potřeb společnosti. Vrcholové vedení musí jasně nadefinovat cíle, které chce implementací nového systému dosáhnout. Tyto cíle je nezbytně nutné srozumitelně komunikovat v týmové hierarchii i směrem níže. Zároveň je třeba všechny členy implementačního týmu dostatečně motivovat. Klíčovým faktorem k úspěchu je také vytvoření dostatečného kapacitního prostoru pro realizační tým.
Realizační tým má na základě těchto předpokladů vytvořené podmínky pro to, aby společně s dodavatelem systému navrhl a implementoval nejlepší možné řešení. Projektový management musí realisticky plánovat jednotlivé aktivity na projektu, stmelit tým klíčových uživatelů, aby fungoval v propojené kooperaci. Klíčoví uživatelé musí být dostatečně zkušení a znalí firemních procesů v oblasti, za kterou jsou v projektu implementace zodpovědní. Musí pochopit logiku nového systému a navržené řešení vysvětlit koncovým uživatelům, kterým zároveň poskytnou záchytný bod, pokud si koncový uživatel nebude vědět rady.
Pokud jeden ze střípků takto poskládané mozaiky nefunguje nebo vypadne, je to nutné vnímat jako riziko pro úspěšné dokončení projektu.
3. Jaké kroky jsou nutné poté, co byl ERP systém uveden do chodu, aby nedošlo k jeho degradaci?
Implementace ERP systému je náročný proces, do kterého je nutné vložit finanční i lidské prostředky. V průběhu implementace je nutné najít správné a vyhovující řešení, nakonfigurovat systém, vyvinout a otestovat zákaznické úpravy, vyškolit klíčové a koncové uživatele, přenést data z předchozího systému a stabilizovat systém v prvních měsících po spuštění ostrého provozu. Aby celé toto úsilí nepřišlo nazmar, je nutné si uvědomit, že úspěšným ukončením projektu implementace práce nekončí. Velkou chybou celého implementačního týmu je spokojit se se stavem, že vše běží. Celý ERP ekosystém je nutné neustále rozvíjet a dostat z něj maximum možného. Pokud se systém ponechá ve stavu tak, jak byl naimplementován, většinou to po určitém čase vede k otázce, zda stávající řešení je dostatečné a jestli neexistuje nějaké lepší řešení. Přitom je daleko jednodušší na pevně usazených základech stavět. Můžeme přemýšlet o dalších procesech, které by systém uměl pokrýt nebo se zaměřit na moduly, které v průběhu implementace nebyly klíčové, a tudíž nebyl prostor je řešit. ERP systém má obvykle obrovskou datovou základnu, kterou lze vytěžit v podobě reportů, analýz a dashboardů. Je nutné vyvinout úsilí, aby se koncovým uživatelům se systémem pracovalo příjemně a efektivně. Moderní ERP systémy v tomto ohledu umožňují konfiguračními nástroji přizpůsobovat uživatelské rozhraní nad rámec standardu a zobrazovat ve zpracovávané agendě důležité související informace z jiných částí systému, zjednodušovat navigaci, upozorňovat formou konfigurovaných notifikací na různé výjimky v procesech. Podceňovanou oblastí je pak uživatelská dokumentace nasazeného řešení a její neustálá aktualizace v případě změn v systému nebo v procesech.
4. Jaké aspekty mohou firmu varovat, že byl k implementaci ERP systémy vybrán nevhodný partner?
Podíval bych se na tuto otázku z opačného pohledu – tedy jak poznat, že jsme si pro implementaci vybrali vhodného dodavatele. Klíčovým aspektem pro úspěšné zvládnutí projektu je správná metodika implementace. Implementace ERP systému je komplexní projekt, v rámci kterého je nutné koordinovat čas, kapacity a prostředky. V každé fázi projektu musí být zřejmé, jaké činnosti mají být realizovány a jaké úkoly před implementačním týmem ještě stojí. Za důležitý faktor úspěchu tedy považuji metodiku implementace na straně dodavatele, schopnost vysvětlit její důležitost a její následné použití v průběhu implementace.
5. Jak by měly firmy čelit nedostatku IT specialistů nejen pro firemní ERP systém?
Již nějakou dobu se pohybujeme ve specifickém období, kdy je na trhu práce nedostatek zkušených specialistů. Situace se může lišit region od regionu, nicméně s tímto problémem se potýká většina firem. Klíčem je nespokojit se se stávajícím stavem, ale aktivně se rozhlížet po trhu práce a agilně, a hlavně nepřetržitě hledat příležitosti spolupráce. Speciálně v IT je velká příležitost vhodné kandidáty hledat již na středních či vysokých školách. Další možností je nedostatek vlastních specialistů pokrýt outsourcingem. Tento způsob je vhodný pro obecnější oblasti IT, jako je správa sítě, správa databází a podobně. Obtížněji se tato možnost dá použít na IT specialisty orientované na konkrétní systémy, jako jsou např. systémy ERP. Je to zejména kvůli tomu, že implementace stejného ERP systému je v každé společnosti do jisté míry unikátem a předání know-how si vyžaduje kapacity a čas.