OSTROJ erreicht eine effizientere Produktion dank InfoConsulting und ERP-System IFS

OSTROJ a.s., eines der wichtigsten Unternehmen in der mährisch-schlesischen Region, ist ein bedeutender Hersteller einer Reihe von Bergbaumaschinen für den Tiefbau von Kohle und Erzen.

Zu diesen Maschinen gehören Förderanlagen für übertägige Anwendungen, mobile Spezialschalungen für den Tunnelbetonbau und automatisierte Förderlinien sowie eine breite Palette weiterer technischer Produkte.

Ostroj beschloss, sein ursprüngliches ERP-System 2019 zu ersetzen, und suchte nach einer Lösung, mit der die Prozesse standardisiert und automatisiert und gleichzeitig so weit wie möglich über alle Unternehmensbereiche hinweg vereinheitlicht werden konnten. Nach einer gründlichen Evaluierung mehrerer Anbieter und der von ihnen angebotenen Lösungen erhielten InfoConsulting Czech und IFS Applications 10 den Zuschlag und boten eine hochfunktionale Lösung, insbesondere in den Bereichen Vorbereitung, Planung und Verwaltung der Produktion und der damit verbundenen Prozesse.

IFS Applications 10 wird bei OSTROJ von fast 800 Mitarbeitern genutzt, die einen grossen Teil der breiten Palette an Funktionen des Systems verwenden, die speziell für Fertigungsunternehmen entwickelt wurden. Die Funktionen umfassen die Planung und Verwaltung aller Arten von Produktion in den einzelnen Abteilungen sowie Einkauf und Bestandsmanagement, Qualitätsmanagement und -kontrolle, die Erstellung von Angeboten und Offerten durch die Verkaufsteams, Finanzmanagement und Buchhaltung, das komplette Instandhaltungsmanagement von Produktions- und Nicht-Produktionsanlagen und Gebäuden und andere Bereiche.

„Wir haben uns für IFS Applications und InfoConsulting als Anbieter entschieden, nicht nur weil sie eine umfassende Unterstützung für unsere betrieblichen, insbesondere produktionstechnischen Anforderungen bieten, sondern auch, weil wir eine Lösung suchten, die die zukünftige Entwicklung unseres Unternehmens unterstützen würde.

Zum Beispiel durch die Verwaltung von Materialflüssen sowohl in der Lagerverwaltung als auch in der Produktion oder durch übergreifende Funktionen im Bereich des Produktionsmanagements, für die das Unternehmen sonst ein spezialisiertes MES-Produktionsmanagementsystem hätte anschaffen müssen“, sagte Aleš Martínek, CEO von OSTROJ.

Das Informationssystem wurde im Januar 2022 in den Echtbetrieb genommen. Seit dem ersten Tag läuft es in allen implementierten Modulen ohne jegliche Ausfälle. In Anbetracht des Umfangs der Parametrisierung des neuen Systems, der Schulung sowohl der Key-User als auch aller anderen Anwender sowie des Umfangs und der Komplexität der Daten, die vom ursprünglichen ERP-System auf IFS Applications übertragen wurden, ist dies ein enormer Kraftakt und ein unbestrittener Erfolg.

Auswahlverfahren, Zielsetzung und Aufdeckung der eigenen Defizite

Die gesamte Umstellung wurde in fünf Phasen unterteilt. Für die Vorbereitungsphase vor der Implementierung, die der Ausschreibung für den Lieferanten des neuen ERP-Systems vorausging, beschloss die Unternehmensleitung, das externe Beratungsunternehmen Deloitte einzuladen. Das Ergebnis der ersten Phase war die Aufnahme der bestehenden Prozesse und ihrer Mängel sowie die Vorbereitung des Auftrags für die Ausschreibung in Form von funktionalen und so genannten nicht-funktionalen Anforderungen an das neue „Backbone“-Informationssystem des Unternehmens. Zu den festgestellten Mängeln gehörten beispielsweise eine uneinheitliche Methodik für die Bearbeitung doppelter Prozesse, komplexe Genehmigungsverfahren und eine grosse Anzahl von Papierausgängen. Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens war für die erfolgreiche Umsetzung von entscheidender Bedeutung, und es war wichtig, dass jeder die für jede Phase der Umsetzung festgelegten Ziele verstand. Eine weitere wichtige Voraussetzung für den Erfolg war die Analyse der Daten im bestehenden Informationssystem, die Bewertung ihrer Verwendung und die korrekte Zuordnung ihrer Migration (Konvertierung) zu den entsprechenden Datenfeldern im neuen ERP-System.

Datenmigration – eine der komplexesten Aufgaben des gesamten Projekts

Die Migration von Daten zwischen dem ursprünglichen und dem neuen System war eine der komplexesten Aufgaben. Sie sollte im Allgemeinen so früh wie möglich während des Einführungsprojekts begonnen werden, sowohl im Hinblick auf das Datenvolumen, die notwendige Überprüfung und „Bereinigung“ durch die Schlüsselanwender als auch auf die relativ häufigen „korrigierenden“ Migrationen einzelner Datenstapel (z.B. Materialpositionen, Lieferanten, Kunden, Bestellanfragen, Bestellungen, etc.) als auch zur Überprüfung der Identifikations- und Retrievalfähigkeit der Daten aus dem ursprünglichen ERP. Es handelt sich immer um eine intensive Zusammenarbeit zwischen dem Anbieter, der die Datenmigration durchführt, und den Hauptanwendern. Einer der Eckpfeiler für die erfolgreiche Durchführung der Datenmigration zwischen den beiden Systemen war die Entwicklung eines Migrationsszenarios, in dem der Umfang der zu migrierenden Daten, die Abbildung und Verknüpfung der Datenspeicherarchitektur in den bestehenden und neuen Systemen sowie die Methodik für die Überprüfung der Migrationsergebnisse („manuelle“ Überprüfung durch die Schlüsselanwender vs. Massenprüfung der Daten anhand von Kontrollberichten) festgelegt wurden.

Der Erfolg der Systemeinführung hängt von der Schulung und Einbeziehung der Benutzer ab

Der Erfolg der Einführung hängt unmittelbar mit der Schulung und Einbeziehung der Schlüssel- und Endnutzer in den Prozess der Einführung des neuen Systems zusammen. Inhalt des Betriebsbereitschaftstests waren vor allem Tests der wichtigsten End-to-End-Prozesse unter Beteiligung von Schlüssel- und Endnutzern mit kontinuierlicher Korrektur der festgestellten Mängel durch den Lieferanten. Anschliessend erfolgte die endgültige Migration der Daten in die künftige Produktionsumgebung von IFS Applications. Ein wesentlicher Teil der so genannten Transaktionsdaten konnte erst nach der Abschaltung des ursprünglichen Systems, die das Anwenderprojektteam für Mitte Dezember 2021 angesetzt hatte, in das neue System übertragen werden. Im ursprünglichen ERP-System wurden alle Transaktionen beendet, Inventuren durchgeführt und alle Finanz- und Abschlusstransaktionen begrenzt und streng kontrolliert, so dass alle Endzustände aus dem ursprünglichen System geschlossen und kontrolliert in die Anfangszustände des neuen Systems übertragen werden konnten. Die eigentliche Umstellung auf das neue System fand in den letzten zwei Wochen des Jahres 2021 statt, so dass das neue ERP-System IFS Applications ab Januar 2022 voll einsatzfähig war. Am Dienstag, dem 4. Januar 2022, ging das neue System in Betrieb. Im Rahmen des Umstellungsplans wurde der Betrieb mit maximaler Unterstützung des Lieferanten aufgenommen, und in den ersten beiden Januarwochen 202 wurden die letzten Daten übertragen und die ersten Zustände eingestellt.

Intensive Zusammenarbeit zwischen Systemlieferant und Kunde

Dieser entscheidende Schritt im Einführungsprojekt ist nicht das Ende der Zusammenarbeit zwischen dem Nutzer und dem Anbieter. Sechs Monate lang nach der Einführung des Systems arbeiteten beide Partner in einem Modus der verstärkten Unterstützung durch die wichtigsten Berater des Lieferanten, der so genannten Hyper Care-Betreuung.

IMPLEMENTIERTE Lösungen:

– IFS Finanzwesen

– IFS Technik

– IFS Fertigung

– IFS Supply Chain

– IFS Instandhaltung

– IFS Qualitätsmanagement

– IFS Projekte

– IFS Verkauf

– IFS Dokumentenverwaltung

– IFS Business Analytics