A morva-sziléziai régió egyik legjelentősebb vállalataként, az OSTROJ a szén és egyéb ércek mélybányászatához szükséges bányagépek vezető gyártója.
Ezek közé a gépek közé tartoznak a felszíni szállító szalagrendszerek, az alagútbetonozáshoz, valamint az önműködő szalagrendszerekhez is használt speciális mobil zsaluzatok, továbbá egyéb műszaki termékek széles választéka.
Az Ostroj 2019-ben döntött úgy, hogy lecseréli korábbi ERP rendszerét. Olyan megoldást keresett, amely segít a folyamatok szabványosításában és automatizálásában, ugyanakkor a lehető legnagyobb mértékben egységesíti azokat a vállalat különböző üzletágaiban. Több szolgáltató és az általuk kínált megoldások alapos értékelését követően az InfoConsulting cseh leányvállalata és az IFS Applications 10 rendszer nyerte a pályázatot, kiemelkedő funkcionalitású megoldást biztosítva, különösen a gyártás és a hozzá kapcsolódó folyamatok előkészítése, tervezése és irányítása terén.
Az IFS Applications 10 széles körű, kifejezetten a gyártó vállalatok számára kifejlesztett funkcióit mára már az OSTROJ közel 800 alkalmazottja használja. A funkciók kiterjednek az egyes részlegek valamennyi gyártási folyamatának tervezésére és irányítására, valamint a beszerzésre és készletgazdálkodásra, a minőségirányítás és -ellenőrzés területeire, az értékesítési csoportok által előkészített árajánlatokra és ajánlattételekre, a pénzügyi menedzsmentre és könyvelésre, továbbá a gyártó és egyéb berendezések és épületek teljes körű karbantartás-menedzsmentjére.
„Nemcsak azért választottuk az IFS Applicationst és az InfoConsultingot, mint beszállítót, mert átfogó támogatást nyújt a működési, különösen a gyártási követelményeinkhez, hanem azért is, mert olyan megoldást kerestünk, amely támogatja vállalatunk jövőbeni fejlődését.
Például azáltal, hogy az anyagáramlást a raktárkezelésben és a gyártásban is menedzseli, vagy hogy a termelésirányítás területén olyan átfedő funkciókkal rendelkezik, amelyekhez a vállalatunknak egyébként egy speciális MES termelésirányítási rendszert kellett volna vásárolnia” – nyilatkozta Aleš Martínek, az OSTROJ vezérigazgatója.
A vállalatirányítási rendszert 2022 januárjában helyeztük éles üzembe. Az első naptól kezdve, minden bevezetett modullal hiba nélkül működik. Figyelembe véve az új rendszer paraméterezésének terjedelmét, a kulcs- és végfelhasználók képzését, valamint a korábbi ERP rendszerből az IFS Applications rendszerbe átvitt adatok mennyiségét és összetettségét, ez hatalmas teljesítmény és vitathatatlan siker.
Kiválasztási eljárás, célok kitűzése és a saját hiányosságok feltárása
A teljes átállás öt szakaszban valósult meg. A bevezetést megelőző előkészítő fázishoz – amely megelőzte az új ERP rendszer beszállítójának kiválasztására kiírt pályázatot – a vállalat vezetése úgy döntött, hogy a Deloitte külső tanácsadó céget hívja meg. Az első szakasz eredménye a meglévő folyamatok és hiányosságaik feltérképezése, valamint a pályázati kiírás előkészítése volt, a vállalat új „központi” információs rendszerének funkcionális és úgynevezett nem funkcionális követelményeinek formájában. A feltárt hiányosságok között szerepelt például ellentmondásos módszertan a duplikált folyamatok feldolgozására, túlbonyolított jóváhagyási folyamatok és nagy mennyiségű papíralapú végtermék. A vállalaton belüli kommunikáció elengedhetetlen volt a sikeres megvalósítás szempontjából, valamint fontos volt, hogy mindenki megértse a megvalósítás egyes fázisaihoz kitűzött célokat. A siker másik fontos feltétele a meglévő információs rendszerben lévő adatok elemzése, felhasználhatóságuk kiértékelése, valamint az új ERP rendszer megfelelő adatmezőivel való megfeleltethetőségük pontos feltérképezése volt.
Adatmigráció – az egész projekt egyik legösszetettebb feladata
A korábbi és az új rendszer közötti adatátvitel az egyik legösszetettebb feladatnak bizonyult. Általában a bevezetési projekt során a lehető legkorábban el kell kezdeni, figyelembe véve mind az adatmennyiséget, a kulcsfelhasználók által szükséges ellenőrzést és tisztítást, valamint az egyes adattételek (például anyagtételek, beszállítók, vevők, beszerzési igénylések, megrendelések stb.) viszonylag gyakori korrekciós migrációját, illetve a korábbi rendszerből származó adatok azonosíthatóságának és visszakereshetőségének ellenőrzését. Ez mindig intenzív együttműködést jelent az adatmigrációt végző szolgáltató és a kulcsfelhasználók között. A két rendszer közötti adatmigráció sikeres lebonyolításának egyik sarokköve a migrációs forgatókönyv kidolgozása volt, amely meghatározta a migrálandó adatok körét, a meglévő és az új rendszer adattárolási struktúrájának feltérképezését és összekapcsolását, valamint az adatmigrációs eredmények ellenőrzésének módszertanát („kézi” ellenőrzés a kulcsfelhasználók által, illetve tömeges adatellenőrzés jelentések segítségével).
A rendszer bevezetésének sikere nagyban függ a felhasználók képzésétől és bevonásától
A bevezetés sikere közvetlenül összefügg a kulcs- és végfelhasználók képzésével és az új rendszer bevezetésének folyamatába történő bevonásukkal. Az üzemkészség vizsgálatának tartalma elsősorban a fő, végponttól végpontig tartó folyamatok tesztelése volt a kulcs- és a végfelhasználók részvételével, valamint az azonosított hiányosságok beszállító általi folyamatos javításával. Ezt követte az adatok végleges áttelepítése a jövőbeli IFS Applications éles környezetébe. Az úgynevezett tranzakciós adatok jelentős része csak az előző rendszer leállítása után kerülhetett át az új rendszerbe, amit a projekt csapat 2021. december közepére tűzött ki. A korábbi ERP rendszerben minden tranzakciót lezártak, leltárt vettek fel, és minden pénzügyi és záró tranzakciót korlátoztak és szigorúan ellenőriztek, hogy a régi rendszerben minden végállapotot le lehessen zárni és ellenőrzött módon át lehessen vinni az új rendszer nyitóállományába. Az új rendszerre való tényleges átállás 2021 utolsó két hetében zajlott, hogy az új IFS Applications ERP rendszer 2022 januárjától már teljes mértékben használható legyen. Az új rendszer 2022. január 4-én, kedden lépett éles működésbe. Az átállási terv részeként a műveletet a beszállító kiemelt támogatásával végezték, az utolsó adatok átvitele és a kezdeti állapotok beállítása 2022 januárjának első két hetében történt meg. Az új IFS Applications bevezetése az OSTROJ-nál egyértelműen nagy sikernek tekinthető, mivel a rendszer a kezdetektől fogva hibátlanul működik, valamennyi modul teljes körűen, minden komolyabb fennakadás nélkül funkcionál.
Intenzív együttműködés a rendszer szállítója és az ügyfél között
Az éles indulás, mint a bevezetési projekt döntő fontosságú lépése nem jelenti a felhasználó és a beszállító közötti együttműködés végét. A rendszer bevezetését követő hat hónapban az OSTROJ a szállító kulcsfontosságú tanácsadóinak fokozott támogatásával működött.
Telepített komponensek
- IFS Pénzügy-számvitel
- IFS Műszaki fejlesztés
- IFS Gyártás
- IFS Ellátási lánc
- IFS Karbantartás
- IFS Minőségmenedzsment
- IFS Projekt
- IFS Értékesítés
- IFS Dokumentumkezelés
- IFS Üzleti jelentéskészítő