A teljesen digitális folyamatok felé vezető út részeként a szervezeteket továbbra is üzleti és jogi követelmények kötelezik arra, hogy aláírják és ellenjegyezzék például a beszállítói vagy munkaszerződéseket, bizonyos típusú számlákat vagy bérleti szerződéseket.
Sok vállalkozás havonta több száz vagy több ezer olyan dokumentumot kezel, amelyek hivatalos aláírást igényelnek. Ahhoz, hogy ebben a digitális aláírási környezetben fennmaradjanak, biztosítaniuk kell, hogy ezen aláírási eljárásaik ne csak hatékonyak, könnyen kezelhetőek és egyszerűen használhatóak legyenek, hanem biztonságosak is.
A fizikai, papír alapú aláírások gyorsan a múltba vesznek, mivel a szállítás, nyomtatás, postázás és szkennelés nehézkes folyamata miatt megfizethetetlenné válnak és késedelmeket okoznak, különösen akkor, ha a dokumentumok több aláírási vagy jóváhagyási kört igényelnek. Emellett a papír tárolása, nyomtatása és postázása hatással van a környezetre a fák kivágása (vagy akár újrahasznosítása) és a magasabb szén-dioxid-kibocsátással járó szállítás miatt. Ezek mindegyike negatív hatással van a fenntarthatósági törekvésekre. Ráadásul a nyomtatott dokumentumok kezelése biztonsági kockázatokat is jelenthet, különösen a jogi vagy bizalmas jellegű dokumentumok esetében.
Az IFS Electronic Signature integrálva az IFS dokumentumkezeléssel és az Adobe vállalattal való partnerségen keresztül lehetővé teszi, hogy az IFS Cloudon keresztül a teljes folyamat mentén képesek legyünk kezelni a dokumentum aláírási folyamatokat. Olyan beépített, szoros integrációt kínálva így, amely az összes IFS Cloud üzleti objektumon keresztül működik, biztosítja a dokumentumok zökkenőmentes áramlását bármely szervezeten belüli részleg és külső érdekelt fél között.
Az IFS Cloud elektronikus aláírás integrációja az alábbi módokon segít a szervezeteknek:
● A dokumentumokat közvetlenül az adott IFS üzleti objektumon belül küldheti el aláírásra, így biztosítva az egyszerű és gyors aláírási folyamatot.
● A dokumentumokat az aláírási folyamat során végig nyomon követheti, biztosítva ezzel az átláthatóságot, csökkentve a lehetséges késedelmeket és lehetővé téve a tranzakciók megváltoztathatatlan nyilvántartását.
● Csökkenteni a papír alapú folyamatok szükségességét, a nyomtatással, postázással és fizikai tárolással kapcsolatos költségeket, valamint a szállítással járó szén-dioxid-kibocsátást.
● A hitelesség és integritás biztosítása érdekében teljes körű dokumentum-ellenőrzést és biztonságot szervezhet az IFS Cloudon belül.
● Könnyen használható megoldás az IFS Cloudba ágyazva. Az IFS a felhasználói élmény minél gördülékenyebbé tételére helyezte a hangsúlyt.