Mikomax – droga do sukcesu

Mikomax - case study
Mikomax Smart Office jest polską firmą rodzinną z ponad 30-letnim, międzynarodowym doświadczeniem w zakresie dopasowywania przestrzeni biurowych do organizacji.

Tworzy biura na miarę potrzeb, dostosowane do specyfiki, charakteru pracy i kultury organizacyjnej klientów. Projektuje, doradza, szkoli. Pracuje z firmami z całego świata i codziennie pozostaje otwartym na nowe wyzwania i potrzeby. Dla firmy ważne jest aby każdy klient czy partner handlowy czuł, że firma rozumie jego potrzeby biznesowe.

Wyzwanie

Spółka od lat korzysta z systemu klasy ERP IFS Applications, począwszy od wersji 2003. Ze względu na dynamikę rozwoju oferty produktowej Mikomax oraz mnogość nowych rozwiązań informatycznych podjęto decyzję o wdrożeniu nowej wersji oprogramowania IFS Applications. Specjaliści InfoConsulting wspomogli Mikomax w realizacji wyzwania, którego kluczowym założeniem było sprawne przeprowadzenie wdrożenia, nie zaburzając realizacji kluczowych procesów biznesowych.

Rozwiązanie

Dotychczasowe pozytywne doświadczenia z korzystania z IFS Applications oraz efektywna współpraca serwisowa z InfoConsulting sprawiły, że Zarząd Mikomax podjął decyzję o inwestycji w IFS Applications w wersji 10. Nawiązano także współpracę z managerem doświadczonym we wdrożeniach i architekturze systemowej, który stał się Partnerem reprezentującym spółkę podczas wdrożenia. Zmiana była tak diametralna, że mówimy de facto o nowym wdrożeniu a nie upgradzie. Uporządkowano najważniejsze procesy w firmie, co dla wielu pracowników wiązało się ze zmianą dotychczasowych nawyków. W związku z tym konieczne było zaangażowanie managementu jako ambasadorów projektu oraz przygotowanie komunikacji do pracowników i współpracowników. Zespół odpowiedzialny za projekt był interdyscyplinarny i obejmował wszystkie obszary. Zrealizowany został także cykl szkoleń poszerzających wiedzę zespołu o korzyściach z wdrożenia i możliwościach jakie daje IFS Applications w wersji 10. Z perspektywy czasu zarządzanie zmianą należy wskazać jako kluczowy czynnik sukcesu.

Projekt był bardzo sprawnie przeprowadzony i został zrealizowany w 11 miesięcy, co jest krótkim okresem mając na względzie zakres prac, zakres automatyzacji procesów, zakres integracji oraz bieżący nadzór i funkcjonowaniem systemu w wersji 2003. Zakończenie wdrożenia, nie zakończyło prac nad rozwojem rozwiązań zaimplementowanych w IFS Applications. Spółka wraz z zespołem wdrożeniowym cały czas dostrzega nowe możliwości zastosowania systemu, projekt jest rozwijany o kolejne obszary, zwiększając efektywność Mikomax.

W tworzeniu rozwiązania położono nacisk również na automatyzację procesów, co pozwoliło przyspieszyć realizację zamówień oraz zmniejszyć ilość błędów operatorskich w ich realizacji.

Zmiany w firmie

Projekt jest kompleksowy, obejmuje część produkcyjną, logistyczną i finansową, wdrożono również moduł CRM, co wiązało się z rezygnacją z dotychczasowych aplikacji pozasystemowych. Obecnie system posiada ponad 140 użytkowników i obsługuje także salony sprzedaży. W części produkcyjno – magazynowej wykorzystywane są mobilne terminale skanujące co pozwoliło ograniczyć liczbę błędów i przyspieszyć wiele operacji magazynowych. Powstały również dodatkowe narzędzia zintegrowane z systemem, usprawniające obsługę klientów oraz ułatwiające prace zespołu. Dzięki optymalnemu zarządzaniu zasobami możliwe stało się ograniczenie zapasów co pozytywnie wpłynęło na przepływy kapitałowe w grupie Mikomax. Cały proces od zamówienia po jego realizację został odzwierciedlony systemowo.

Kluczowe dla nas było kompleksowe podejście do projektu. Nowy system oprócz automatyzacji miał także stać się integratorem zapewniającym wysokie standardy całej firmy. Efektywne wdrożenie, to zasługa doświadczonych ekspertów InfoConsulting oraz bardzo dobrze dobranego zespołu wdrożeniowego Mikomax właściwie kierowanego i motywowanego przez naszego dyrektora IT Arkadiusza Szafrańskiego pełniącego jednocześnie funkcję Project Managera projektu.  Powiedział Maciej Mikołajczyk Członek Zarządu Mikomax.

Wdrożenie IFS 10 to także bardzo czytelne i elastyczne generowanie raportów dla zarządu. Mając dostęp do bieżących danych szybciej możemy reagować i lepiej planować zasoby, co wzmacnia naszą pozycję rynkową. – dodał Członek Zarządu Maciej Mikołajczyk.

Systemowo zastosowano wiele rozwiązań umożliwiających priorytetyzację synchronicznie prowadzonych działań. System obsługuje także spółkę w USA. Z uwagi na unikatowość biznesu wprowadzono 32 modyfikacje zrealizowane stricte pod specyfikę działań Mikomax. Pracownicy mają dostęp do narzędzi ułatwiających wyceny oraz estymatymację kosztów wytworzenia oraz czasu realizacji zamówienia. Uruchomiono funkcjonalności wspomagające planowanie produkcji z przejrzystą symulacją obciążeń gniazd, zasobów, materiałów i innych elementów planistycznych tzw. wizualizator produkcji. Stworzono całkowicie nowy model wyceny konfiguracyjnej. Kalkulacje odbywają się automatycznie uwzględniając szereg danych, uwzględniając między innymi zmiany cen materiałów. – powiedział Arkadiusz Szafrański Dyrektor IT Mikomax.

Istotne zmiany wdrożono w obszarze magazynowym, gdzie surowiec dostarczany jest bezpośrednio na zapasy stanowiskowe gniazd produkcyjnych w ilościach dopasowanych odpowiednich dla różnych specyfik produkcyjnych. Wprowadzenie terminali skanujących z funkcjonalnością WADACO to diametralna zmiana, która wpłynęła na zmniejszenie ilości pomyłek, podniesienie efektywności i zmniejszenie zapasów. Dodatkowo na magazynie wprowadzono pełną kontrolą video realizowanych zamówień. Nadzór nad jakością jest kluczowy szczególnie przy dużych zamówieniach wysyłanych w odległe punkty globu jak Australia, USA, Meksyk, kraje afrykańskie. Przy realizacji tego typu zamówień każda usterka i reklamacja generuje znaczne koszty, dlatego wdrożone rozwiązania minimalizują tego typu zdarzenia.

Dla wdrożenia ważna była wiedza procesowa ekspertów i doświadczenie projektowe. Około 30% produkcji realizowanej przez Mikomax jest nietypowa, co dodatkowo komplikowało procesy. Mimo to projekt zakończył się sukcesem i w okresie 11 miesięcy spełnił oczekiwania klienta. Rozwijany jest w trybie postimplementacyjny we współpracy z ekspertami InfoConsulting, którzy aktualnie odpowiadają obsługę serwisową oraz realizację usług dodatkowych.

Gotowy żeby zacząć? Skontaktuj się z nami!

Skontaktuj się z nami w najbliższym biurze lub prześlij zapytanie biznesowe online.