Jak ocenić efektywność automatyzacji procesów magazynowych?

Upowszechnianie się rozwiązań zgodnych z koncepcją przemysłu 4.0 i dostępności na rynku najnowszych rozwiązań technologicznych, powoduje, że  wiele firm rozważa automatyzację procesów w tym procesów logistycznych. Pojawia się jednak pytanie, jak sprawdzić czy inwestycja w roboty i inną automatykę magazynową  eliminującą pracę ludzi przynosi realne i oczekiwane efekty dla przedsiębiorstwa?

Istnieje wiele przyczyn, które sprawiają, że firmy rozważają automatyzację magazynu. Wzrost cen nieruchomości i kosztów powierzchni magazynowych, coraz wyższe koszty zatrudniania i utrzymania personelu, coraz większe oczekiwania klientów np. krótszy czas realizacji zamówień. Automatyzacja jest dobrym rozwiązaniem ale jak się okazuje nie zawsze i niekoniecznie w obszarach które wydają się być oczywiste. Wybranie optymalnego zakresu i sposobu wdrożenia automatyki magazynowej,  zmierzenie realnego efektu planowanej i przeprowadzonej inwestycji oraz przede wszystkim potwierdzenie czy automatyzacja jest faktycznie korzystna w danym przypadku to kluczowe zagadnienia.

Podstawowym, ale często pomijanym działaniem przed podjęciem decyzji o automatyzacji powinno być dogłębne przeanalizowanie i zwymiarowanie procesów. Ryzykownym jest przeprowadzenie poważnej inwestycji, wierząc, że  zoptymalizuje i usprawni to działania magazynu, skoro nie wiemy, gdzie tkwi realny problem. Nasz magazyn może nie nadawać się do automatyzacji w kontekście potrzeb jakie mamy lub jej koszty mogą nie usprawiedliwić realnych efektów.  Zbadanie procesów, identyfikacja potrzeb i ograniczeń oraz budowa odpowiednich KPI jest tutaj kluczowa.

Przed rozpoczęciem implementacji automatyki magazynowej pojawia się wiele pytań i niewiadomych. Często zarządzający przedsiębiorstwem nie mają świadomości odnośnie warunków osiągnięcia sukcesu oraz zagrożeń związanych z nieprawidłową automatyzacją procesów. Dodatkowo osoby z wewnątrz organizacji często nie zauważają rzeczywistych problemów i ich przyczyn, „w tym punkcie pojawiają się błędy więc tu automatyzujmy”. Często źródło ograniczenia w jednym procesie tak naprawdę jest w zupełnie innym procesie lub nawet obszarze organizacji.

Koniecznym jest przeanalizowanie specyfiki funkcjonowania magazynu, znalezienie punktów które aktualnie wpływają negatywnie na efektywność oraz dogłębna analiza ich przyczyny, a także analiza ryzyk i kosztów związanych z możliwymi zmianami w wyniku prowadzonej automatyzacji.

Przykładowo, jeżeli proces konfekcjonowania towaru pod zamówienie klienta jest elementem, w którym generują się opóźnienia w wysyłkach lub błędy to możliwe, że zmiany rozmieszczenia towaru w magazynie, sposobów etykietowania, czy ścieżek kompletacji, będą bardziej efektywne niż automatyzacja.

Ważne jest także określenie, przed rozpoczęciem projektu związanego z automatyzacją, wskaźników oceny efektywności procesów magazynowych i samego projektu wdrożenia automatyzacji. Nie zmierzymy jaki efekt przyniosła nam automatyzacja, skoro nie mierzyliśmy tych samych wskaźników przed jej wprowadzeniem.

Dlatego pierwszym i bardzo ważnym etapem projektów dotyczących automatyzacji procesów magazynowych powinno być określenie wskaźników pomiaru efektywności pracy w magazynie,  wskaźników efektywności dla procesu automatyzacji oraz opomiarowanie procesów przed automatyzacją.

Częstą pułapką podczas prowadzenia analiz procesów jest nienaturalne zwiększenie wydajności pracy magazynu podczas badania (personel pracuje wydajniej, jeśli ktoś patrzy i analizuje jego wydajność), dlatego poza obserwacjami koniecznym jest przeprowadzenie analizy statystycznej, z dłuższego okresu czasu aby uniknąć drugiej skrajności czyli błędnego wykazania, że planowana automatyzacja nie poprawi badanych wskaźników.

Warto pamiętać, że to doświadczeni zewnętrzni doradcy, jako obiektywni obserwatorzy są w stanie, po przeprowadzeniu analizy, wskazać rzeczywiste przyczyny ograniczeń, które wewnątrz organizacji zauważyć jest trudno, a potrafią przynieść wymierne korzyści i usprawnić procesy magazynowe, a także doradzić i zwrócić uwagę na specyficzne warunki i elementy krytyczne podczas planowania automatyzacji oraz oceny jej efektywności.

Autor: Małgorzata Kopa InfoConsulting