Międzynarodowa działalność wspierana przez IFS ERP i InfoConsulting

W przeciwieństwie do wielu start-upów, Inno-Comp Kft. korzysta z systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) od momentu założenia. Początkowo, jako spółka zależna TVK, wdrożyła system BPCS używany przez spółkę macierzystą, z którego korzystała przez trzy lata, ale potem odnowienie licencji stało się wymagalne i pojawił się pomysł nabycia innego systemu ERP. W końcu zdecydowali się na zmianę i wdrożyli system InfoSys firmy Megatrend, z którego korzystali do 2009 roku. W tym czasie na pierwszy plan wysunęło się zapotrzebowanie na międzynarodowy, wielowalutowy i wielojęzyczny system, który mógłby również obsługiwać spółkę zależną w Czechach.

Tamás Kenyeres, dyrektor finansowy Inno-Comp Kft., przygotował średnioterminowy plan strategiczny dla infrastruktury IT firmy, który miał zostać wdrożony w przyszłości, a którego głównym punktem był nowy system ERP. Wokół tego zorganizował aktywa firmy, relacje zewnętrzne, takie jak sterowany komputerowo sprzęt produkcyjny, bankowość, rejestrację faktur, system zarządzania należnościami, outsourcing płac i rozwiązanie Business Intelligence do kontrolingu. W związku z tym poszukiwał systemu ERP, który byłby na tyle otwarty, aby móc płynnie współpracować z elementami przyszłej infrastruktury IT i który byłby w stanie zaspokoić potrzeby Inno-Comp, która rozrosła się z małej firmy do średniej wielkości przedsiębiorstwa, zdolnego do równoległego zarządzania wieloma walutami i językami oraz posiadającego międzynarodowe zaplecze, które może również skutecznie wspierać czeską spółkę zależną. Innym ważnym aspektem była łatwa obsługa i przyjazność dla użytkownika systemu, a także możliwość łatwego wdrożenia unikalnych wymagań firmy.

Ostatecznie systemy IFS ERP i JD Edwards wydawały się odpowiednie dla firmy, z których zespół selekcyjny powołany przez Tamása Kenyeresa wybrał system IFS.

Bazując na pozytywnych doświadczeniach zdobytych z systemem i lokalnym zespołem wdrożeniowym, po czterech latach użytkowania firma Inno-Comp jako pierwsza na Węgrzech dokonała aktualizacji do najnowszej wersji systemu IFS ERP, z której z zadowoleniem korzystała przez dekadę. Przed aktualizacją systemu, oprócz istniejących funkcji, do wymagań dodano obsługę kadrową i serwisową.

Po 2020 roku aktualizacja stała się coraz bardziej istotna, częściowo ze względu na starzenie się technologii stanowiących podstawę systemu, ale możliwość wykorzystania nowych funkcji pojawiających się z czasem w stale rozwijanym produkcie również coraz bardziej przyciągała zainteresowanie Inno-Comp.

Jako doświadczony użytkownik systemu ERP firma Inno-Comp Kft. przystąpiła do wdrożenia systemu IFS. W zespole były osoby, dla których wdrożenie systemu IFS było już trzecim wdrożeniem w firmie. Dlatego myślenie systemowe i współpraca nie sprawiały pracownikom firmy żadnych problemów. Oczywiście, jak każda zmiana, wdrożenie nowego systemu napotkało pewien opór, zwłaszcza że pracownicy byli już przyzwyczajeni do obsługi i języka poprzedniego systemu i dobrze go znali. „Moja wizja była taka, że jeśli przejdziemy przez pierwszy rok z nowym systemem, to koledzy go pokochają, ponieważ dostarcza im wielu informacji. I tak właśnie się stało” – wspomina Tamás Kenyeres.

Jednym z głównych rynków, na których koncentruje się firma, jest przemysł motoryzacyjny. W tym obszarze ciągły rozwój i redukcja kosztów jest podstawowym wymogiem. Z tego powodu szczególny nacisk kładzie się na maksymalne wykorzystanie możliwości systemu ERP w obszarze automatyzacji. Innowacje produktowe są realizowane przede wszystkim w zakresie rozwoju nowych materiałów. W okresie rozwoju użytkownik wybiera odpowiedni surowiec na podstawie wielu testów i kwalifikacji. W przypadku Inno-Comp system IFS ERP umożliwia bezpieczną budowę systemu wymagań i jego zgodność podczas produkcji. Innym ważnym wymogiem w branży motoryzacyjnej jest identyfikowalność, którą również zapewnia system IFS pod warunkiem dokładnego wprowadzania danych.

Zarządzanie produkcją, kompletacja materiałów produkcyjnych, przygotowywanie mieszanek i identyfikacja gotowych produktów są wspierane przez system kodów kreskowych.

Dostosowania do indywidualnych potrzeb można łatwo wdrożyć w systemie, a dane można po prostu wyeksportować do innych systemów satelitarnych, takich jak oprogramowanie bankowe, zaawansowane budżetowanie, aplikacje prowadzące ruch danych PLC lub WEB EDI.

Podczas ostatniej aktualizacji systemu zasadniczo nie było potrzeby przeprojektowywania procesów biznesowych, ale jednocześnie wdrożona wersja produktu pozwoliła Inno-Comp zastąpić funkcje niektórych systemów satelitarnych funkcjami ERP.

Jeśli chodzi o wdrożenie, Tamás Kenyeres uznał za ważne podkreślenie profesjonalizmu konsultantów InfoConsulting: „Konsultanci InfoConsulting byli w stanie zapewnić rozwiązanie z IFS ERP na każdą pojawiającą się potrzebę, a nawet pomogli w tym, jak wskazane byłoby zorganizowanie niektórych procesów w inny sposób”. Dyrektor finansowy podkreślił również zaangażowanie zespołu projektowego, składającego się ze specjalistów klienta, firmy Inno-Comp, oraz dostawcy, firmy InfoConsulting: „Wdrożenie systemu ERP to zawsze złożone zadanie, błędy nieuchronnie się pojawiają, jednak w przypadku jakichkolwiek odstępstw od planów, zespół projektowy natychmiast skupiał się na znalezieniu rozwiązania i w krótkim czasie wprowadzał poprawki, zamiast próbować zamieść problem pod dywan”.

Podczas ostatniej aktualizacji wersji, wdrożenie miało miejsce w czeskim oddziale (Inno-Comp Bohemia) równolegle z węgierską spółką. Dzięki globalnej obecności InfoConsulting, jednoczesne wdrożenie w obu krajach przebiegło sprawnie.

Kluczową zaletą systemu ERP jest to, że rekord danych ma wszędzie takie samo znaczenie.

Dzięki ciągłemu rozwojowi rozwiązania, administracja firmy stała się bardziej wydajna. Przy zmniejszonej liczbie pracowników administracyjnych mogą oni wykonywać bardziej złożone analizy, a dodatkowo elastyczny system ERP stwarza możliwość automatyzacji wielu procesów.

Tamás Kenyeres uważa, że główną korzyścią z wdrożenia systemu ERP firmy IFS jest to, że zapewnił on odpowiednią podstawę do realizacji średnioterminowej strategii rozwoju IT firmy Inno-Comp opracowanej w 2009 roku. Jednak według dyrektora finansowego IFS ERP służy również jako swego rodzaju platforma innowacji dla firmy: „To wspaniałe, że pobudza myślenie, zawsze można wymyślić nowe rzeczy z jego pomocą”. Przechodząc do konkretów, Tamás Kenyeres podkreślił przyspieszenie gromadzenia danych i przepływu informacji. Raportowanie stało się szybsze, a raporty zawierają teraz znacznie dokładniejsze informacje niż wcześniej. Firma może wykonywać kalkulacje kosztów znacznie dokładniej niż wcześniej, co, jak twierdzi dyrektor finansowy, jest niezbędne dla sprzedawców do podejmowania właściwych decyzji biznesowych. Obliczanie progu rentowności również zostało uproszczone i jest teraz dostępne z poziomu systemu za jednym kliknięciem przycisku.

Nowa wersja produktu zapewnia Inno-Comp kilka opcji, które pozwalają IFS ERP nadal odgrywać rolę platformy innowacji w działalności firmy. Wśród nich IFS Lobby, pulpit nawigacyjny oparty na rolach, który można dostosować do każdego użytkownika, wyraźnie wskazuje pracownikom, którymi działaniami muszą się zająć, aby zapewnić wydajne i płynne działanie firmy. Za pomocą funkcji wizualizacji produkcji można łatwo zidentyfikować i rozwiązać wąskie gardła w produkcji. A dzięki opcjom dostosowywania, które nie wymagają nawet rozbudowanego programowania, Inno-Comp jest w stanie stale dostosowywać rozwiązanie do zmieniających się potrzeb.

W wyniku ciągłego rozwoju Inno-Comp korzysta z coraz większej liczby funkcji systemu IFS ERP i wykorzystuje je w coraz szerszym zakresie. Po wdrożeniu nowej wersji produktu firma koncentruje się przede wszystkim na jak najlepszym wykorzystaniu funkcji nowej wersji oprócz wcześniej znanych funkcji. W tych ramach głównym zadaniem jest dostosowanie interfejsu Lobby dla wszystkich pracowników, dzięki czemu ich praca będzie bardziej wydajna, ale optymalizacja innych ekranów systemu za pomocą narzędzi, które nie wymagają programowania, jest również obszarem do wykorzystania. Plany Inno-Comp obejmują również eksplorację wizualizatora produkcji, a także szczególnie rozbudowanej funkcjonalności IFS ERP w zakresie obsługi projektów.