Jedna z najważniejszych firm w regionie morawsko-śląskim, OSTROJ a.s., jest głównym producentem maszyn górniczych do głębokiego wydobycia węgla i rud.
Maszyny te obejmują systemy przenośników do zastosowań powierzchniowych, specjalne mobilne szalunki do betonowania tuneli i zautomatyzowane linie przenośników, a także szerokie portfolio innych produktów inżynieryjnych.
W 2019 r. firma Ostroj postanowiła zastąpić swój pierwotny system ERP i szukała rozwiązania, które pomogłoby jej ustandaryzować i zautomatyzować procesy, a jednocześnie maksymalnie je ujednolicić we wszystkich oddziałach firmy. Po dokładnej ocenie kilku dostawców i oferowanych przez nich rozwiązań, InfoConsulting Czech i IFS Applications 10 wygrały przetarg i zaoferowały wysoce funkcjonalne rozwiązanie, szczególnie w obszarach przygotowania, planowania i zarządzania produkcją oraz powiązanymi procesami.
Z systemu IFS 10 korzysta blisko 800 pracowników firmy OSTROJ, którzy wykorzystują znaczną część szerokiej gamy funkcji systemu zaprojektowanych specjalnie dla firm produkcyjnych. Funkcje te obejmują planowanie i zarządzanie wszystkimi rodzajami produkcji w poszczególnych oddziałach, a także zarządzanie zakupami i zapasami, zarządzanie i kontrolę jakości, przygotowywanie ofert i wycen przez zespoły sprzedaży, zarządzanie finansami i księgowość, kompleksowe zarządzanie serwisem urządzeń i budynków produkcyjnych i nieprodukcyjnych oraz inne obszary.
Dlaczego IFS Applications?
„Wybraliśmy IFS Applications i InfoConsulting jako dostawcę nie tylko dlatego, że oferują kompleksowe wsparcie dla naszych wymagań operacyjnych, zwłaszcza produkcyjnych, ale także dlatego, że szukaliśmy rozwiązania, które będzie wspierać przyszły rozwój naszej firmy.
Na przykład poprzez zarządzanie przepływami materiałów zarówno w zarządzaniu magazynem, jak i produkcją, lub poprzez nakładanie się funkcji w obszarze zarządzania produkcją, dla których w przeciwnym razie firma musiałaby zakupić specjalistyczny system zarządzania produkcją MES” – powiedział Aleš Martínek, CEO OSTROJ.
System informatyczny został uruchomiony w styczniu 2022 roku. Od pierwszego dnia działa we wszystkich wdrożonych modułach bez żadnych awarii. Biorąc pod uwagę zakres parametryzacji nowego systemu, szkolenia zarówno kluczowych, jak i wszystkich innych użytkowników, a także ilość i złożoność danych przeniesionych z oryginalnego systemu ERP do IFS Applications, jest to ogromny wyczyn i niekwestionowany sukces.
Procedura selekcji, wyznaczanie celów i ujawnianie własnych słabości
Cała zmiana została podzielona na pięć etapów. Do etapu przygotowawczego przed wdrożeniem, który poprzedzał przetarg na dostawcę nowego systemu ERP, kierownictwo firmy zdecydowało się zaprosić zewnętrzną firmę doradczą Deloitte. Wynikiem pierwszego etapu było zmapowanie istniejących procesów i ich braków oraz przygotowanie zadania do przetargu w postaci wymagań funkcjonalnych i tzw. niefunkcjonalnych dla nowego „szkieletowego” systemu informatycznego firmy. Wśród zidentyfikowanych niedociągnięć znalazły się na przykład niespójna metodologia przetwarzania zduplikowanych procesów, złożone procesy zatwierdzania i duża liczba dokumentów papierowych. Komunikacja w firmie była niezbędna do pomyślnego wdrożenia i ważne było, aby wszyscy rozumieli cele wyznaczone dla każdej fazy wdrożenia. Kolejnym ważnym warunkiem sukcesu była analiza danych w istniejącym systemie informatycznym, ocena ich wykorzystania i prawidłowe odwzorowanie ich migracji (konwersji) do odpowiednich pól danych w nowym systemie ERP.
Migracja danych - jedno z najbardziej złożonych zadań całego projektu
Migracja danych pomiędzy oryginalnym i nowym systemem była jednym z najbardziej złożonych zadań. Ogólnie rzecz biorąc, należy ją rozpocząć jak najwcześniej w trakcie projektu wdrożeniowego, zarówno ze względu na ilość danych, niezbędne sprawdzanie i „czyszczenie” przez kluczowych użytkowników, jak i stosunkowo częste migracje „korygujące” poszczególnych partii danych (np. pozycji materiałowych, dostawców, klientów, wniosków zakupowych, zamówień zakupu itp.
„naprawczych” migracji poszczególnych partii danych (np. pozycji materiałowych, dostawców, klientów, zapytań zakupowych, zamówień zakupu itp.), a także w celu weryfikacji możliwości identyfikacji i wyszukiwania danych z oryginalnego systemu ERP. Jest to zawsze intensywna współpraca między dostawcą zapewniającym migrację danych a kluczowymi użytkownikami. Jednym z fundamentów pomyślnego zarządzania migracją danych między dwoma systemami było opracowanie scenariusza migracji, który definiował zakres danych do migracji, mapowanie i łączenie architektury przechowywania danych w istniejących i nowych systemach oraz metodologię weryfikacji wyników migracji („ręczna” weryfikacja przez kluczowych użytkowników vs. masowa weryfikacja danych za pomocą raportów kontrolnych).
Sukces wdrożenia systemu zależy od przeszkolenia i zaangażowania użytkowników
Sukces wdrożenia jest bezpośrednio związany ze szkoleniem i zaangażowaniem użytkowników kluczowych i końcowych w proces wdrażania nowego systemu. Treścią testu gotowości operacyjnej były głównie testy głównych procesów end-to-end z udziałem zarówno użytkowników kluczowych, jak i końcowych, z ciągłą korektą zidentyfikowanych niedociągnięć przez dostawcę. Następnie przeprowadzono ostateczną migrację danych do przyszłego środowiska produkcyjnego IFS Applications. Znaczna część tak zwanych danych transakcyjnych mogła zostać przeniesiona do nowego systemu dopiero po wyłączeniu pierwotnego systemu, co zespół projektowy użytkowników wyznaczył na połowę grudnia 2021 roku. W oryginalnym systemie ERP wszystkie transakcje zostały zakończone, przeprowadzono inwentaryzację, a wszelkie transakcje finansowe i zamykające były ograniczone i ściśle kontrolowane, tak aby wszystkie stany końcowe z oryginalnego systemu mogły zostać zamknięte i przeniesione do początkowych stanów nowego systemu w kontrolowany sposób. Faktyczne przejście na nowy system miało miejsce w ciągu ostatnich dwóch tygodni 2021 roku, tak aby nowy system ERP IFS Applications był w pełni wykorzystywany od stycznia 2022 roku. We wtorek 4 stycznia 2022 r. nowy system został uruchomiony. W ramach planu przełączenia operacja została rozpoczęta przy maksymalnym wsparciu ze strony dostawcy, a ostatnie dane zostały przesłane, a początkowe stany zostały ustawione w ciągu pierwszych dwóch tygodni stycznia 2022 roku. Uruchomienie nowego systemu IFS Applications w firmie OSTROJ można z pewnością uznać za wielki sukces, ponieważ system działał bezbłędnie od samego początku, z pełnym zakresem wymaganych funkcji wszystkich modułów używanych bez większych błędów.
Intensywna współpraca między dostawcą systemu a klientem
Ten kluczowy etap projektu wdrożeniowego to nie koniec współpracy między użytkownikiem a dostawcą. Przez pół roku po uruchomieniu systemu obaj partnerzy działali w trybie wzmożonego wsparcia ze strony kluczowych konsultantów dostawcy, tzw. hyper care.
WDROŻONE ROZWIĄZANIA
- IFS Financials
- IFS Engineering
- IFS Manufacturing
- IFS Supply Chain
- IFS Maintenance
- IFS Quality Management
- IFS Projects
- IFS Sales
- IFS Document Management
- IFS Business Analytics
Gotowy żeby zacząć? Skontaktuj się z nami!
Skontaktuj się z nami w najbliższym biurze lub prześlij zapytanie biznesowe online.