Y SOFT Corporation este o companie internațională care oferă soluții unice în privința imprimării care permit companiilor și organizațiilor să controleze eficient costurile, să reducă cantitatea de deșeuri, să sporească confortul de utilizare și să aibă un impact pozitiv asupra mediului. Având în vedere expansiunea internațională, compania a căutat un sistem de clasă mondială care să aibă, de asemenea, o perspectivă de viitor. Martin De Martini, CIO la Y Soft, adaugă: „În final, am ales IFS Applications nu doar datorită sistemului, ci și datorită abordării companiei-furnizor. Consultanții lor au organizat cu adevărat tot ce aveam nevoie și s-au adaptat pe deplin cerințelor noastre specifice.”
Necesitatea unei soluții complexe
Compania Y Soft a fost înființată inițial ca un spin-off pentru studenți. De-a lungul timpului, a devenit numărul unu în domeniul tehnologiei de imprimare și este producătorul și furnizorul soluției de imprimare YSoft SafeQ. Tehnologiile Y Soft ajută companiile și organizațiile mari să optimizeze imprimarea, copierea și scanarea nu numai la nivelul centralei, ci și în întreaga rețea de sucursale. Scopul Y Soft este satisfacerea clientului sub toate aspectele și căutarea continuă a modalităților de a oferi clientului cea mai înaltă calitate la un anumit preț. Nu contează dacă acest lucru înseamnă finanțare optimă, avantaje tehnologice, simplitate sau servicii excelente pentru clienți.
Datorită dezvoltării dinamice a companiei, a apărut necesitatea de a găsi o soluție de management al întreprinderii și de a planifica resursele de clasă ERP care să poată susține procesele cheie de afaceri și să permită unui singur sistem să înlocuiască multe aplicații mai vechi, precum și să asigure sprijin local de afaceri în regiunile în care operează Y Soft. După o evaluare cuprinzătoare a pieței de software pentru întreprinderi, a fost ales sistemul ERP IFS Applications.
Marcel Fejtek, director operațional la Y Soft, a adăugat: „Ne-a plăcut compania IFS deoarece este capabilă să acopere o gamă largă de procese și operațiuni de afaceri într-o singură aplicație. Căutam o soluție unică care să înlocuiască cât mai multe dintre sistemele noastre mai vechi, nu numai pentru conducerea companiei din Brno, ci și pentru toate sucursalele noastre. Capacitatea de a dezvolta independent sistemul a fost, de asemenea, importantă pentru noi, ceea ce în trecut s-a dovedit a fi cea mai eficientă modalitate de dezvoltare ulterioară. Deoarece ne considerăm o companie inovatoare care oferă cele mai bune soluții, ne așteptăm, în mod logic, la același lucru de la sistemele noastre interne.”
Implementare
Implementarea a început în 2015, lansarea în Cehia fiind programată pentru septembrie 2016, iar implementarea în filialele internaționale ale Y Soft urma să aibă loc până în octombrie 2017. Deși implementarea a fost însoțită de un număr mare de modificări non-standard, tot în Cehia, prima implementare a noului sistem IFS Applications 9 a decurs fără probleme.
Martin de Martini, director IT la compania Y Soft, a adăugat: „În timpul implementării, am rezolvat multe probleme din trecut și angajații noștri au tras multe foloase de pe urma acesteia. Cu toate acestea, deși am avut aceste probleme interne, furnizorul de sistem ERP a abordat aceasta situație într-un mod exemplar. Consultanții au petrecut literalmente zile și nopți cu noi și au rezolvat tot ce era necesar cu angajații noștri. Îndrăznesc să spun că fără ei am putea anula întregul proces și să revenim la vechiul sistem. S-ar putea să vorbesc în numele tuturor când spun că astăzi suntem cu toții fericiți că avem un sistem care continuă să susțină dezvoltarea și managementul companiei. Privind înapoi la unele procese, acum mă întreb cum le puteam realiza cu ani în urmă. Pe scurt – nașterea a fost dureroasă, dar cu siguranță a meritat. Fără un astfel de sistem, nu am mai fi în stare să administrăm compania.”
Provocări cheie de implementare
- Optimizarea si integrarea orizontala a proceselor interne ale organizatiei.
- Introducerea conceptului „multi-site”.
- Introducerea elementelor moderne de organizare a muncii și comunicare.
- Centralizarea standardelor de proces în sucursale din străinătate.
Dezvoltare ulterioară
Lucrările la sistemul ERP nu se termină cu proiectul de implementare, iar, în conformitate cu dezvoltarea Y Soft, au fost realizate o serie de cerințe de dezvoltare.
„Apreciez faptul că InfoConsulting a putut să ne ofere consultanța adaptată nevoilor noastre și viteza de execuție care ne ajută să ținem pasul cu inovațiile noastre” – declară Tomáš Krejza, Consultant senior ERP la Y Soft.
Avantajele implementării
- Funcțiile centralizate ale sistemului IFS Applications sunt utilizate la diferite niveluri în funcție de procesele care au loc în companiile grupului Y Soft Corporation. Soluțiile sunt utilizate la nivel global, ceea ce a făcut posibilă înlocuirea completă a sistemului ERP inițial.
- Soluția globală se bazează pe o singură bază de date. Enterprise Explorer (IEE) este disponibil pentru toți utilizatorii dintr-o singură linie.
- Integrarea sistemului IFS Applications cu sistemele interne a crescut productivitatea și a asigurat gestionarea coerentă și eficientă a datelor provenite din diverse surse.
- Toate companiile din grupul Y Soft Corporation se află într-o bază de date comună. Între locațiile acestor companii este creată o matrice a lanțului de aprovizionare Această matrice definește condițiile de livrare și transport, inclusiv timpii pentru diferite mijloace de transport. Sistemul folosește restricționările definite în matrice pentru gestionarea unificată a stocurilor. Cerințele de stoc la locații sunt furnizate automat sau manual prin comenzi de distribuție. Comenzile de distribuție controlează realizarea comenzilor de cumpărare (pe partea clientului) și a comenzilor destinatarului (pe partea furnizorului).
Soluții implementate
- IFS Financials
- IFS Human Resources
- IFS Engineering
- IFS Projects
- IFS Manufacturing
- IFS Supply Chain
- IFS Sales & Service
- IFS Maintenance
- IFS Business Enablers