Mikomax – calea spre succes

mikomax case
Mikomax Smart Office este o companie de familie poloneză cu peste 30 de ani de experiență internațională în adaptarea spațiilor de birouri la organizații.

Creează birouri pe măsura nevoilor, adaptate specificului, naturii muncii și culturii organizaționale a clienților. Proiectează, consultă, instruiește. Lucrează cu companii din întreaga lume și în fiecare zi rămâne deschisă la noi provocări și nevoi. Pentru o companie este important ca fiecare client sau partener de afaceri să simtă că compania înțelege nevoile lor legate de afaceri.

Provocare

Compania folosește de ani de zile sistemul de clasă ERP IFS Applications, începând cu versiunea 2003. Datorită dezvoltării dinamice a ofertei de produse Mikomax și multitudinii de noi soluții IT, s-a luat decizia de implementare a unei noi versiuni a software-ului IFS Applications. Specialiștii InfoConsulting au sprijinit Mikomax în realizarea provocării, a cărei premiza cheie a fost desfășurarea eficientă a implementării, fără a perturba realizarea proceselor cheie de afaceri.

Soluție

Experiența pozitivă dobândită până acum cu utilizarea sistemului IFS Applications și cooperarea eficientă în privința service-ului cu InfoConsulting au făcut Consiliul de administrație al Mikomax să decidă să investească în versiunea 10 a IFS Applications. S-a stabilit și cooperarea cu un manager cu experiență în implementări și arhitectură sistemică, care a devenit un Partener ce reprezenta compania în timpul implementării. Schimbarea a fost atât de diametrală încât de facto vorbim de o nouă implementare, și nu de o actualizare. Au fost puse în ordine cele mai importante procese din companie, care pentru mulți angajați au implicat o schimbare a obiceiurilor actuale. Prin urmare, a fost necesar să se implice conducerea ca ambasadori ai proiectului și să se pregătească comunicarea cu angajații și colaboratori. Echipa responsabilă de proiect a fost interdisciplinară și a acoperit toate domeniile. De asemenea, au fost efectuate o serie de formări pentru extinderea cunoștințelor personalului despre avantajele implementării și posibilitățile oferite de IFS Applications versiunea 10. Privind retrospectiv, managementul modificării trebuie identificat ca un factor cheie de succes.

Proiectul a fost realizat foarte eficient și a fost finalizat în 11 luni, ceea ce reprezintă o perioadă scurtă având în vedere volumul lucrărilor, sfera automatizării procesului, sfera integrării și supravegherea curentă și funcționarea sistemului în versiunea 2003. Finalizarea implementării nu a pus capăt lucrărilor de dezvoltare a soluțiilor implementate în IFS Applications. Compania, împreună cu echipa de implementare, remarcă în mod constant noi posibilități de utilizare a sistemului, proiectul fiind dezvoltat pe noi zone, crescând eficiența Mikomax.

În crearea soluției, s-a pus accent și pe automatizarea proceselor, ceea ce a permis accelerarea realizării comenzilor și reducerea numărului de erori ale operatorului în implementarea acestora.

Modificări în companie

Proiectul este cuprinzător, include partea de producție, logistică și financiară, a fost implementat și un modul CRM, ceea ce a însemnat renunțarea la aplicațiile extrasistemice existente până acum. În prezent, sistemul are peste 140 de utilizatori, inclusiv showroom-uri. În partea de producție-depozit, se folosesc terminale mobile de scanare, care au permis reducerea numărului de erori și accelerarea multor operațiuni din depozit. De asemenea, au fost create instrumente suplimentare, integrate cu sistemul, care au îmbunătățit deservirea clienților și au facilitat munca echipei. Datorită gestionării optime a resurselor, a devenit posibilă reducerea stocurilor, ceea ce a avut un impact pozitiv asupra fluxurilor de capital din grupul Mikomax. Întregul proces, de la lansarea până la realizarea comenzii, a fost reflectat în cadrul sistemului.

O abordare cuprinzătoare a proiectului a fost crucială pentru noi. Noul sistem, pe lângă automatizare, urma să devină și un integrator care să asigure standarde înalte pentru întreaga companie. Implementarea eficientă se datorează specialiștilor experimentați ai  InfoConsulting și unei echipe de implementare Mikomax foarte bine selectate, conduse și motivate corespunzător de directorul nostru IT Arkadiusz Szafrański, care îndeplinește simultan și funcția de Project Manager a declarat Maciej Mikołajczyk Membru al Consiliului de administrație Mikomax.

Implementarea IFS 10 înseamnă, de asemenea, o generare foarte clară și flexibilă de rapoarte pentru consiliul de administrație. Având acces la datele curente, putem reacționa mai rapid și planifica mai bine resursele, ceea ce ne consolidează poziția pe piață.

Multe soluții au fost aplicate în mod sistemic permițând astfel prioritizarea activităților desfășurate în mod sincron. Sistemul sprijină și compania din SUA. Datorită unicității business-ului, au fost implementate 32 de modificări realizate strict pentru specificul operațiunilor Mikomax. Angajații au acces la instrumente care facilitează evaluările și estimarea costurilor de producție, precum și a timpului de realizare a comenzilor. Au fost lansate funcționalitățile care susțin planificarea producției cu o simulare transparentă a sarcinilor celulelor, a resurselor, materialelor și altor elemente de planificare, așa-numitul vizualizator al producției. A fost creat un model total nou de evaluare configurativă. Calculele se realizează automat, luând în considerare o serie de date, inclusiv modificările prețurilor de materiale.

S-au implementat modificări esențiale în spațiul de depozitare, unde materia primă este livrată direct către stocul celulelor de producție în cantități ajustate la diverse specifice de producție. Introducerea terminalelor de scanare cu funcționalitatea WADACO este o schimbare majoră care a avut impact asupra reducerii numărului de erori, creșterii eficienței și reducerii stocurilor. În plus, în depozit a fost introdus controlul video complet al comenzilor în curs de realizare. Supravegherea calității este crucială, mai ales în cazul comenzilor mari expediate în puncte îndepărtate ale globului, precum Australia, SUA, Mexic, țări africane. La realizarea acestui tip de comenzi, fiecare defect și reclamație generează costuri semnificative, motiv pentru care soluțiile implementate minimizează astfel de întâmplări.

Cunoștințele experților despre proces și experiența lor în proiectare au fost importante pentru implementare. Aproximativ 30% din producția realizată de Mikomax este atipică, ceea ce a complicat și mai mult procesele. Cu toate acestea, proiectul s-a încheiat cu succes și în perioada de 11 luni a îndeplinit așteptările clientului . Acesta este dezvoltat în modul post-implementare în cooperare cu experții InfoConsulting care sunt în prezent responsabili de întreținere și servicii suplimentare.

Sunteți gata să începeți? Contactaţi-ne!

Contactați-ne la cel mai apropiat birou sau trimiteți o întrebare business online.