Ako si vybrať nový ERP systém? 9 oblastí, ktoré je dôležité zvážiť

Výber správneho ERP systému je mimoriadne dôležité rozhodnutie, ktoré bude mať zásadný vplyv na budúcu prosperitu a rast vašej organizácie. Na čo by ste sa teda mali v tomto náročnom procese zamerať, aby ste z pomerne širokej ponuky podnikových systémov vybrali to najlepšie možné riešenie pre vašu spoločnosť?

Cesta k úspechu sa začína správnym nastavením mysle. Implementácia moderného systému ERP v skutočnosti nie je „len“ o kúpe nového softvéru. Je to oveľa viac o záväzku zmeniť spôsob akým bude spoločnosť fungovať, komunikovať a rozvíjať sa.
Keď si toto všetko uvedomíte, budete k výberu ERP systému pristupovať strategicky a s potrebnou mierou opatrnosti.

ERP systém, ktorý rieši VAŠE potreby

Vďaka základnej rešerši už pravdepodobne viete, že systémy ERP urobili v posledných rokoch veľký krok vpred.

ERP riešenia dnes dokážu integrovať (takmer) všetky oblasti podnikania. Hovoríme napríklad o finančnom účtovníctve, výrobe, skladovom hospodárstve a vzťahoch so zákazníkmi. Každý ERP systém má aj svoje vlastné špecifiká. Niektoré riešenia sú vhodnejšie pre potreby menších prevádzok, iné pre veľké korporácie. Podobne nájdete na trhu aj rôzne produkty ERP, ktoré odrážajú špecifické požiadavky jednotlivých odvetví.

Dostatočná investícia vášho úsilia do starostlivého výberu a implementácie informačného systému sa vám mnohonásobne vráti, a to nielen v zefektívnení procesov, zvýšení produktivity, ale aj vďaka cenným analýzam a poznatkom, ktoré umožňujú jednoduchšie rozhodovanie, čo v konečnom dôsledku znamená dlhodobý rozvoj a hospodársky rast.

Pred konečným rozhodnutím o novom ERP systému sa určite oplatí zvážiť viacero faktorov vrátane jedinečných potrieb vášho podniku, kompatibility technológií, celkových nákladov a dostupnosti podpory.

Preto sme v tomto článku zhrnuli 9 kľúčových bodov, ktoré vám uľahčia výber správneho ERP systému pre vašu firmu.

1) Identifikácia kľúčových potrieb vášho podniku

Možno sa práve teraz usmievate, ale mnohé spoločnosti na celom svete naozaj nemajú dobre definované, zmapované a pochopené všetky svoje obchodné potreby. Navyše, aby ste mohli urobiť správne rozhodnutie o nákupe ERP, potrebujete nielen identifikovať základné funkcie a procesy, ktoré od nového systému očakávate, ale aj hlbšiu strategickú analýzu toho, čo a ako chcete v budúcnosti dosiahnuť.

Otázky, ako napr.:

– Aké sú slabé stránky nášho súčasného systému?

– Kde cítime, že potrebujeme zlepšenie?

– Akým smerom by sa malo naše podnikanie uberať v nasledujúcich rokoch a ako môže nový systém ERP podporiť tento rast?

– Môže systém podporovať naše medzinárodné ambície?

Váš zoznam kľúčových potrieb a cieľov sa stane dôležitou oporou pri zvažovaní všetkých možností na trhu s ERP systémami.

2) Kompatibilita ERP systému (s IT infraštruktúrou)

Jednou z častých chýb pri výbere ERP je, že sa vedenie spoločnosti obmedzí na hľadanie najlepšieho technického riešenia. V skutočnosti by ste sa však mali snažiť nájsť skúseného partnera, ktorý rozumie aj vášmu podnikaniu a všetkým špecifikám.

Aj tento výber je podmienený dôkladnou analýzou trhu, pri ktorej musíte zvážiť, aké funkcie sú pre vaše podnikanie kľúčové, aké procesy chcete automatizovať a aké údaje potrebujete na efektívne riešenie vašich obchodných problémov.

Nesmiete tiež podceniť kompatibilitu ERP systému s vašou súčasnou IT infraštruktúrou. Podobne zhodnoťte aj možnosti integrácie s ostatnými nástrojmi, ktoré používate vo vašej spoločnosti.

V neposlednom rade sa pozrite na potenciálne riziká spojené s implementáciou. Vďaka dôkladnej analýze si ušetríte zbytočné starosti a finančné náklady, pretože už budete mať pripravený účinný postup na riešenie kritických scenárov.

A práve v tom spočíva pridaná hodnota spolupráce s partnerom pre implementáciu ERP, ktorý má preukázateľné skúsenosti vo vašom odvetví. Úspešne vás prevedie celým procesom, aby ste nemuseli opakovať chyby iných.

3) Špecializovaný ERP systém pre vaše odvetvie s akýmikoľvek funkciami, ktoré potrebujete

Zatiaľ čo „všeobecné“ informačné systémy sa dajú nastaviť na väčšinu podnikov, často sa potom musíte uspokojiť s rôznymi kompromismi. Z tohto dôvodu nevyužívate plný potenciál ERP, čo vedie k neefektívnosti, strate prehľadu o dianí v podniku a ďalším problémom.

Prispôsobenie ERP môže byť čiastočným riešením, ale… Naozaj chcete platiť ďalšie peniaze za „prestavbu auta na dodávku“?

Keď si zaobstaráte odvetvovo zameraný ERP systém, dosiahnete maximálnu návratnosť investície a navyše sa vám bude so systémom oveľa ľahšie pracovať, pretože hneď od začiatku získate širokú škálu funkcií navrhnutých špeciálne pre vaše odvetvie.

Napríklad informačný systém pre potravinárstvo obsahuje pokročilé možnosti riadenia alergénov, sledovateľnosti potravín, efektívneho riadenia zásob a ďalšie užitočné funkcie, ktoré posilnia vašu konkurencieschopnosť.

Samostatnou kapitolou je potom vykazovanie ESG, ktoré je určené na hodnotenie a meranie udržateľnosti a spoločenskej zodpovednosti spoločností a investičných projektov. Nové povinnosti vychádzajú z už schválenej smernice CSRD.

Moderné ERP systémy, ako napríklad IFS Cloud, vám môžu pomôcť aj v tejto situácii, pretože s nimi budete efektívne monitorovať, evidovať a vykazovať zvolené hodnoty týkajúce sa environmentálnych a sociálnych faktorov.

Okrem toho špecializovaný ERP od známeho dodávateľa už preukázal svoju hodnotu mnohým podnikom vo vašom odvetví, takže si môžete byť takmer stopercentne istí, že sa pri kúpe ERP nespálite. Medzi ďalšie výhody patrí skutočnosť, že budúci vývoj ERP bude zohľadňovať aj aktuálne výzvy a potreby vášho odvetvia.

4) (Ne)štandardná architektúra a integrácia ERP systému

Moderné ERP systémy sa zvyčajne skladajú zo špecifických modulov, ktoré sú vlastne samostatnými časťami systému pre rôzne činnosti spoločnosti. Vďaka tomu si môžete vybrať, či chcete používať moduly pre účtovníctvo, riadenie dodávok, výrobu, logistiku a ďalšie oblasti.

Práve komplexnosť sa všeobecne považuje za obrovskú výhodu systémov ERP, pretože všetky moduly sa navzájom dopĺňajú a fungujú ako dokonalý celok.

Napriek tomu aj vy môžete zistiť, že už používate moderné systémy, s ktorými ste spokojní, takže sa s nimi určite nechcete rozlúčiť.

V takom prípade si vyberte zo systémov ERP, ktoré používajú štandardné rozhrania, ako sú napríklad rozhrania API REST a SOAP. Potom môžete k svojmu novému ERP ľahko pripojiť takmer akýkoľvek bežný softvér. Vyhnete sa tak bežným problémom, medzi ktoré patrí napr.:

  • nutnosť zadávať údaje do viacerých systémov,
  • ľudské chyby pri opakovaní určitých úloh,
  • oneskorenie dôležitých správ.

Implementácia ERP systému by vám mala priniesť optimalizáciu procesov, vyššiu efektivitu a v neposlednom rade aj ziskovosť. Počas implementácie by ste sa rozhodne nemali stresovať integráciou nástrojov, ktoré sú pre podnik životne dôležité. Stačí si vybrať správny ERP z ponuky a nemusíte nič podobné podstupovať.

5) V cloude alebo na vlastnom hardvéri?

Obe riešenia majú svoje výhody aj nevýhody. Napriek tomu môžeme všeobecne povedať, že nástup cloudových ERP systémov znamenal významný posun.

Čo teda zohľadniť pri výbere ERP systému?

Ak chcete prevádzkovať ERP vo vlastnej sieti, určite si pred konečným rozhodnutím dohodnite konzultáciu s dodávateľom konkrétneho riešenia. Na stretnutí sa dozviete veľa užitočných informácií vrátane technických (a personálnych) požiadaviek na prevádzku.

Zvyčajne je potrebné investovať do pamäte a zastaraných počítačov. Niekedy sa však nevyhnete ani väčším nákladom.

Naopak, pri cloudovom ERP nemusíte vopred investovať do hardvéru. Pri hodnotení finančnej stránky ponúk dodávateľov sa zamerajte skôr na platby za pridanie používateľov, priestor a ďalšie služby.

Renomovaní dodávatelia cloudového ERP sa postarajú o priebežnú údržbu, aktualizácie a zálohovanie vašich údajov. Radi vám tiež odpovedia na otázky týkajúce sa umiestnenia, bezpečnosti a robustnosti používaných serverov.

S cloudovým informačným systémom môžete pracovať (takmer) odkiaľkoľvek a kedykoľvek, čo sa považuje za obrovskú výhodu. Vďaka tomu má manažment prehľad o všetkých dôležitých ukazovateľoch aj na dovolenke.

6) Životnosť ERP produktu

Opäť závisí predovšetkým od vašich potrieb a očakávaní. Môžu nastať situácie, keď spoločnosť hľadá len dočasné riešenie. Je však oveľa pravdepodobnejšie, že chcete investovať do produktu ERP, ktorý vám bude spoľahlivo slúžiť mnoho rokov.

Existuje pomerne veľa kritérií na hodnotenie životnosti ERP. Otázky ako napr.:

  • Stojí za riešením ERP malý, izolovaný tím, alebo ho vyvinul veľký tím v etablovanej spoločnosti, ktorá vykazuje finančnú stabilitu?
  • Koľko úspešných implementácií má dodávateľ ERP za sebou?
  • Ponúka spoločnosť ERP systémy vo viacerých krajinách, alebo sa viac zameriava na miestny trh?
  • Môžete zhodnotiť (ekonomickú) históriu výrobcu informačného systému? Rástol v posledných rokoch, zažíval stagnáciu, alebo dokonca ustupoval zo zavedeného postavenia na trhu?
  • Ako často inovuje ERP systém?

Odborník z odvetvia môže samozrejme nájsť oveľa viac indícií o potenciálnej životnosti ERP systému. Bohužiaľ, nie v každej spoločnosti sa nájde dostatočne kompetentná osoba. Preto sa v mnohých prípadoch oplatí nadviazať spoluprácu s externým konzultantom alebo implementačným partnerom.

Určite sa potenciálneho dodávateľa opýtajte aj na proces aktualizácie ponúkaného riešenia ERP. Prechod na novú verziu systému niekedy znamená naozaj komplikovaný proces, ktorý prináša pre manažérov množstvo stresových situácií.

Preto sa niektoré systémy ERP dodávajú s takzvaným modelom Evergreen. V skratke to znamená, že niekoľkokrát (zvyčajne 2-krát) ročne dochádza k menším aktualizáciám. Okrem toho vám prácu uľahčí a urýchli súbor softvérových nástrojov.

Všetky novinky tak budete mať k dispozícii prakticky okamžite a bez zbytočných problémov.

7) Servis a podpora ERP systému

Tento bod sa často podceňuje. Počas procesu implementácie sa na vlastnej koži presvedčíte, že spoľahlivá podpora a profesionálny servis systému ERP od dodávateľa sú doslova na nezaplatenie.

Prístup k podpore a servisu vám navyše môže o dodávateľovi systému ERP veľa napovedať. „Pochybné“ spoločnosti sa vám budú snažiť predať ERP a potom vás takpovediac nechajú na holičkách.

Na druhej strane spoľahlivý dodávateľ ERP vie, že servis a podpora počas celého životného cyklu ERP sa stanú obrovskou konkurenčnou výhodou.

Každé obdobie prináša nové nástrahy, výzvy a ciele. Pravdepodobne nikto z vás netušil, čo všetko sa stane za posledných 5 rokov. Obmedzenia v dôsledku covid-19, vojna na Ukrajine, energetická kríza, všeobecná nestabilita na všetkých trhoch a rozvoj moderných technológií.

Čo sa bude diať v budúcnosti? Kto vie… Každá predpoveď sa môže v okamihu zmeniť v dôsledku rôznych vonkajších vplyvov, ktoré nemôžete ovplyvniť. Ak si však pre svoju spoločnosť vyberiete správne riešenie ERP s podporou kvalifikovaného servisného partnera, výrazne zvýšite šance na úspešné zvládnutie všetkých potenciálnych problémov v nasledujúcich rokoch.

8) Adaptácia organizácie na nový ERP

Veľa závisí aj od realistického posúdenia toho, ako ste vo vašej organizácii pripravení na zavedenie nového podnikového informačného systému.

Majú vaši zamestnanci, ktorí sa stanú používateľmi nového systému ERP, dostatočné digitálne zručnosti? Používanie systému ERP určite nie je „raketová veda“, napriek tomu musia vaši ľudia ovládať aspoň základy informačných technológií.

Požadovaná úroveň približne zodpovedá zručnostiam potrebným na prácu s bežnými kancelárskymi aplikáciami, ako sú MS Excel a Word.

Okrem toho moderné podnikové informačné systémy od popredných dodávateľov dnes už zvyčajne obsahujú nástroje, pomocou ktorých si vaši zamestnanci môžu individuálne prispôsobiť používateľské rozhranie svojim špecifickým potrebám a osobným preferenciám. To uľahčuje zvládnutie všetkých potrebných funkcií ERP systému.

Napriek všetkému úsiliu sa v prvých mesiacoch ostrej prevádzky zvyčajne objavujú rôzne „pôrodné bolesti“. Zamestnanci sa budú učiť veľa nových vecí, a preto môžu spočiatku pracovať trochu pomalšie a častejšie robiť chyby, ktoré musia neskôr opravovať.

Správny dodávateľ ERP vám pomôže obmedziť takéto nežiaduce vplyvy na minimum. Štandardne vám ponúkne objednať si konzultačné kapacity na intenzívnu podporu používateľov počas prvých 3 až 4 mesiacov prevádzky.

Ako už bolo v článku niekoľkokrát spomenuté. Výber systému ERP nie je „len“ o hodnotení technických parametrov. V obrovskej miere závisí aj od efektívnej interakcie s dodávateľom, ktorý sa v nasledujúcich rokoch stane vaším kľúčovým partnerom a spolupracovníkom.

Ak si vyberiete ústretového implementačného partnera, ktorý má dobré hodnotenia od súčasných klientov a dostatočné skúsenosti s implementáciou podobných projektov, zabezpečíte si výrazne jednoduchší a pokojnejší (pracovný) život.

9) Náklady na ERP a návratnosť investícií

Dôležitým faktorom pri výbere ERP systému bude nepochybne finančný aspekt. Do príslušného výpočtu musíte zahrnúť celkové náklady na vlastníctvo (skrátene TCO) na nasledujúcich 5 až 8 rokov.

Medzi hlavné nákladové položky systémov ERP zvyčajne patria:

  • Náklady na obstaranie softvérových licencií,
  • implementáciu, školenia a konzultačné služby,
  • náklady na servis a údržbu systému,
  • investície do plánovaných rozšírení informačného systému,
  • náklady na veľké aktualizácie systému (prechod na novú verziu), ktoré sa zvyčajne uskutočňujú po 4 až 6 rokoch prevádzky.

Každá organizácia funguje na trochu inom princípe, čo znamená, že má iné možnosti. Zavedení dodávatelia ERP si túto situáciu uvedomujú, a preto štandardne ponúkajú rôzne modely financovania.

Pred konečným rozhodnutím o kúpe ERP si určite nechajte vypracovať aj podrobnú analýzu návratnosti. Do výpočtu zahrňte prínosy ERP pre organizáciu, ako napr.:

  • Úspora prevádzkových nákladov,
  • lepšie využitie strojov a výrobných liniek,
  • efektívnejšie riadenie skladu,
  • nižšie administratívne náklady,
  • lepšie výsledky predaja vďaka efektívnej komunikácii so zákazníkmi a dodávateľmi,
  • včasné automatické varovanie pred neštandardnými situáciami.

Niekoľko slov na záver

Pokročilé ERP systémy sa dnes účinne starajú o širokú škálu (rutinných) úloh, čím uvoľňujú vaše kapacity pre prácu s vyššou pridanou hodnotou. Je to tiež dôležitá služba pre manažment, ktorý môže prijímať správne a informované rozhodnutia na základe presných a reálnych prevádzkových údajov.

Dobre zvolený ERP systém je v podstate veľmi šikovný pomocník, ktorý pomáha pri raste zamestnancov a celej spoločnosti.

Správny ERP produkt je navyše flexibilný, takže ho môžete s minimálnymi nákladmi prispôsobiť novým podmienkam. Chcete expandovať na nové trhy? Potrebujete vykonať zmeny v dôsledku straty významného klienta? Plánujete novú fázu rozvoja? Správny systém ERP by mal nové situácie uľahčovať, nie sťažovať.

Je veľmi pravdepodobné, že žiadne ERP riešenie vám nebude vyhovovať na 100 %. Po vyhodnotení uvedených kritérií však môžete s istotou zúžiť výber na niekoľko horúcich kandidátov. Potom bude na vás, aby ste sa s konkrétnymi dodávateľmi stretli osobne a zrozumiteľne im vysvetlili všetky možnosti a (ne)výhody.