Implementácia ERP systému je nesmierne dôležitým krokom k vyššej efektivite, ale zároveň je pre mnohé spoločnosti veľkým strašiakom. Čo citeľne zvýši vaše šance na rýchlu a úspešnú implementáciu? Aké faktory treba zohľadniť pri výbere implementačného partnera? A prečo uprednostniť dlhodobú spoluprácu? O tom všetkom sa dočítate v našom článku.
Nie je žiadnym tajomstvom, že implementácia systému ERP je veľmi náročný a zložitý proces. Z tohto dôvodu sa organizácie pomerne často stretávajú s problémami na viacerých úrovniach. Podľa analytikov spoločnosti Gartner dochádza k zlyhaniu implementácie ERP a nesplneniu cieľov až v 75 % prípadov.
Medzi hlavné problémy zvyčajne patria:
– nedostatok skúseností interných zamestnancov,
– nezvládnutie metodiky projektu,
– nedostatočná podpora vrcholového manažmentu,
– nedostatočná komunikácia a riadenie,
– nedostatok kapacít a zle nastavený časový harmonogram,
– nedostatočná znalosť špecifických IT nástrojov a postupov.
Preto sa značná časť spoločností nakoniec rozhodne spolupracovať s implementačným partnerom, ktorý zníži riziko neúspechu na minimum. Tento trend navyše uprednostňujú aj dominantní hráči na trhu ERP systémov.
„Vo všeobecnosti platí, že prevažnú väčšinu globálnych implementácií systémov ERP zabezpečujú partneri. Ide o osvedčený model, ktorý dáva výrobcovi ERP systému možnosť sústrediť sa na vývoj produktu, zatiaľ čo implementační partneri rozvíjajú kompetencie svojich konzultačných tímov a svojimi službami prinášajú zákazníkovi ďalšiu pridanú hodnotu,“ hovorí marketingová manažérka Dana Kovačovičová zo spoločnosti InfoConsulting Slovakia, ktorá sa zaoberá implementáciou švédskeho ERP systému IFS.
V praxi to znamená, že správne zvolený implementačný partner vám ušetrí veľa starostí a navyše vám otvorí skutočný potenciál zvolenej platformy ERP. Nie náhodou sa často hovorí: „Akýkoľvek softvér je len taký dobrý, aký dobrý je váš implementačný partner“.
Preukázané technické znalosti a znalosť vášho odvetvia
Hneď na začiatku sa oplatí preveriť históriu implementačných partnerov, o ktorých uvažujete. Ak sú na trhu len krátko, pravdepodobne ešte nebudú mať za sebou toľko úspešných implementácií. Odborníci s dlhodobou históriou vám na požiadanie radi ukážu:
– prípadové štúdie,
– recenzie,
– referencie,
– certifikáty,
– ocenenia.
Na základe týchto informácií už môžete získať oveľa lepšiu predstavu o znalosti miestneho (alebo naopak medzinárodného) prostredia, o úrovni znalosti vášho odvetvia, o úrovni partnerstva s dodávateľom ERP a o technických znalostiach.
Ako asi správne tušíte, implementácia ERP systému v menšej spoločnosti sa bude v mnohých ohľadoch (výrazne) líšiť od veľkého nadnárodného projektu. Preto si na spoluprácu vyberte partnera, ktorý už má potrebné skúsenosti.
Potenciál rozvoja s ohľadom na budúcnosť
Každý ERP systém má rôzne štandardné scenáre pre rôzne obchodné modely a procesy, ktoré možno implementovať na podporu rôznych typov výroby. Zároveň platí, že žiadne riešenie ERP neexistuje v podniku izolovane, ale je vždy začlenené do celkovej architektúry aplikácie. Z tohto dôvodu sa uistite, že dodávateľ má skúsenosti s vaším typom podniku a integráciou s existujúcimi alebo budúcimi novými systémami.
Potom dajte plusové body spoločnostiam, ktoré navyše používajú nástroje a metodiku špecifikovanú priamo výrobcom ERP systému.
Nenechajte sa zlákať myšlienkou nasadiť ERP a nechať ho niekoľko rokov „žiť“ vlastným životom. Správny implementačný partner vám pomôže informačný systém neustále rozširovať a inovovať, aby riešenie reagovalo na zmeny v spoločnosti, na trhu a na rôzne externé faktory.
Vďaka tomu si udržíte náskok pred konkurenciou.
Správna metodika znamená polovicu úspechu
Aké sú kroky pri nasadení ERP systému? Kto je zodpovedný za konkrétne postupy? Ako dlho bude implementácia trvať? Aké mechanizmy používate na včasné odhalenie (potenciálnych) problémov?
Odpovede na takéto otázky sa určite objavia pri výberovom konaní. Koniec koncov, správne zvolená (a v praxi overená) metodika je predpokladom úspešnej a efektívnej implementácie ERP.
Význam metodiky vyzdvihuje aj odborník na oblasť ERP Milan Tesař, ktorý zdôrazňuje: „Implementácia informačného systému je komplexný projekt, pri ktorom je potrebné koordinovať čas, kapacity a zdroje. V každej fáze projektu musí byť jasné, aké činnosti sa majú vykonať a aké úlohy implementačný tím ešte čakajú.“
Zohľadnite zákaznícku podporu
Pri výbere však nezabudnite zvážiť aj ďalšie postimplementačné služby, ktoré sú často trochu prehliadaným kritériom, aj keď vám skutočne prinesú bezproblémovú, efektívnu a bezpečnú prevádzku.
Hovoríme o kvalitnej zákazníckej podpore. Správny partner pre implementáciu ERP sa vždy postará o to, aby ste dostali dostatočné školenie, rýchle odpovede na otázky a flexibilné riešenia prípadných problémov. Veď nie je nič horšie, ako keď sa v krízovej situácii nemáte na koho obrátiť.
Skutočne dobrý implementačný partner bude zároveň vaším dlhodobým strategickým partnerom. Postará sa o vyhľadávanie noviniek súvisiacich s nasadeným riešením ERP, ktoré by pre vás mohli byť prínosné, a bude vás o nich pravidelne informovať. Pomôže vám rozvíjať riešenie tak, aby podporovalo potreby vašej spoločnosti, jej rast a konkurencieschopnosť, a tým maximalizovalo návratnosť vašich investícií.
A niektorí implementační partneri zdieľajú so svojimi klientmi aj centrálne úložisko informácií. Zákazníci tak majú rýchly a jednoduchý prístup k množstvu užitočných informácií, výukových materiálov a webových seminárov.
Podobná firemná kultúra a ideálne niečo navyše
Ako správne podotýka Milan Tesař: „S implementačným partnerom vstupujete do dlhodobého vzťahu a obchodná fáza sa podobá zoznamovaniu a dvoreniu. Všímajte si, ako s partnerom spolupracujete na obchodných stretnutiach, ako s ním komunikujete, ako plní dohody a podobne.“
Pre úspešnú dlhodobú spoluprácu je veľmi dôležité, aby ste mali podobné hodnoty, zmysel pre cieľ a boli (aj ľudsky) naladení na rovnakú nôtu. Potom nebudete musieť riešiť opakované nezhody a dusnú atmosféru, pretože vaše tímy budú pracovať v súčinnosti.
V niektorých prípadoch získate od implementačného partnera aj ďalšiu vrstvu hodnoty. Ak je to silný hráč na trhu, môže vás efektívne prepojiť s ďalšími klientmi a partnermi. To vám otvorí ďalšie skvelé príležitosti.
Na úplný záver je potrebné spomenúť, že ani dokonalý implementačný partner nedokáže zázraky. Projekt zavedenia ERP musí byť predovšetkým vašou strategickou prioritou, na ktorej sa bude vaša strana aktívne podieľať. Len s takýmto nastavením sa dočkáte úspechu.