Najnovšie vydanie časopisu CIO Business World prinieslo rozsiahly špeciál, v ktorom nájdete prehľad najdôležitejších ERP systémov, ktoré môžete nájsť na českom trhu, vrátane podnetnej diskusie s ich vybranými dodávateľmi. InfoConsulting je medzi nimi a vy si môžete vypočuť rozhovor s naším expertom Pavlom Štanclom, ktorý už viac ako 15 rokov pracuje so švédskym ERP systémom IFS.
1. Je lepšie zaviesť ERP naraz alebo postupne? Aké sú výhody a nevýhody oboch prístupov?
Každá implementácia je svojím spôsobom jedinečná. Počas svojej profesionálnej kariéry som sa ešte nestretol s dvoma úplne rovnakými implementáciami. Pri každom projekte je potrebné zistiť súčasný stav a podľa toho navrhnúť implementáciu systému. Pre niektorých zákazníkov je vhodné zvoliť stratégiu „všetko naraz“, zatiaľ čo pre iných je lepšie zvoliť postup implementácie po jednotlivých blokoch. Na začiatku je potrebné pracovať s informáciami, ako napríklad – koľko spoločností bude do implementácie zapojených, aké oblasti podnikových procesov bude systém ERP pokrývať, koľko používateľov bude so systémom pracovať, aké budú kapacitné možnosti kľúčových používateľov a podobne. V prípade implementácie vo viacerých spoločnostiach zákazníka je často výhodné vybrať spoločnosť, ktorá bude slúžiť ako akýsi prototyp, ktorý sa bude ďalej rozširovať do ostatných spoločností.
Výhodou implementácie all-at-once je určite skutočnosť, že sa do značnej miery eliminuje riziko nekonzistentnosti riešení v prekrývajúcich sa oblastiach. V prípade postupného zavádzania môže dôjsť k tejto nekonzistentnosti a úprava už zavedeného riešenia v danej oblasti je často komplikovaná. Nevýhodou tohto typu implementácie sú kapacitné nároky na implementačný tím, potreba cielenej spolupráce jednotlivých členov tímu.
Výhodou postupnej implementácie je možnosť pohodlne naplánovať projekt a zamerať sa na menší súbor procesov. Nevýhodou môže byť dlhší celkový čas realizácie projektu.
2. Ktoré zainteresované strany sú najdôležitejšie pre úspešnú implementáciu systému ERP?
Pre úspešnú implementáciu systému ERP je kľúčová úloha vedenia spoločnosti a realizačného tímu projektu. Tvorí ju projektový manažment a kľúčoví používatelia. Nepovedal by som, že jedna strana je dôležitejšia ako druhá. Každý musí plniť svoju úlohu v projekte zodpovedne a čo najlepšie.
Rozhodnutie o nasadení nového informačného systému sa musí prijať na základe skutočných potrieb spoločnosti. Vrcholový manažment musí jasne definovať ciele, ktoré chce dosiahnuť zavedením nového systému. Je nevyhnutné, aby tieto ciele boli jasne oznámené v rámci hierarchie tímu a smerom nadol. Zároveň musia byť všetci členovia realizačného tímu dostatočne motivovaní. Kľúčovým faktorom úspechu je aj vytvorenie dostatočného kapacitného priestoru pre realizačný tím.
Na základe týchto predpokladov má realizačný tím vytvorené podmienky na to, aby spolu s dodávateľom systému navrhol a implementoval najlepšie možné riešenie. Projektový manažment musí reálne naplánovať rôzne činnosti v rámci projektu, aby sa tím kľúčových používateľov spojil a pracoval vo vzájomne prepojenej spolupráci. Kľúčoví používatelia musia mať dostatočné skúsenosti a znalosti o podnikových procesoch v oblasti, za ktorú sú v rámci implementačného projektu zodpovední. Musia pochopiť logiku nového systému a vysvetliť navrhované riešenie koncovým používateľom, ktorí tiež poskytnú náhradné riešenie, ak si koncový používateľ nie je istý.
Ak niektorý z takto poskladaných kúskov mozaiky nefunguje alebo vypadne, treba to považovať za riziko úspešného dokončenia projektu.
3. Aké kroky sú potrebné po uvedení systému ERP do prevádzky, aby sa zabránilo jeho degradácii?
Zavedenie systému ERP je náročný proces, ktorý si vyžaduje investície finančných aj ľudských zdrojov. Počas procesu implementácie je potrebné nájsť správne a vhodné riešenie, nakonfigurovať systém, vyvinúť a otestovať prispôsobenia, zaškoliť kľúčových a koncových používateľov, migrovať údaje z predchádzajúceho systému a stabilizovať systém v prvých mesiacoch po spustení do prevádzky. Aby sa zabezpečilo, že všetko toto úsilie nebude zbytočné, je dôležité si uvedomiť, že práca sa nekončí úspešným ukončením realizácie projektu. Veľkou chybou celého realizačného tímu je, že sa uspokojí so stavom, v ktorom všetko beží. Celý ekosystém ERP je potrebné neustále rozvíjať a vyťažiť z neho maximum. Ak sa systém ponechá tak, ako bol zavedený, zvyčajne to po určitom čase vedie k otázke, či je súčasné riešenie dostatočné a či neexistuje lepšie riešenie. Je oveľa jednoduchšie stavať na pevných základoch. Môžeme uvažovať o ďalších procesoch, ktoré by systém mohol pokryť, alebo sa zamerať na moduly, ktoré neboli počas implementácie kľúčové, a preto nebol priestor na ich riešenie. Systém ERP má zvyčajne obrovskú databázu údajov, ktorú možno využívať vo forme správ, analýz a informačných panelov. Je potrebné vyvinúť úsilie, aby sa koncoví používatelia so systémom cítili pohodlne a efektívne. Moderné ERP systémy v tomto smere umožňujú konfiguračnými nástrojmi nadštandardne upraviť používateľské rozhranie a v spracovávanej agende zobrazovať dôležité súvisiace informácie z iných častí systému, zjednodušiť navigáciu, upozorňovať formou nakonfigurovaných notifikácií na rôzne výnimky v procesoch. Podceňovanou oblasťou je užívateľská dokumentácia nasadeného riešenia a jej neustála aktualizácia v prípade zmien v systéme alebo procesoch.
4. Aké aspekty môžu upozorniť spoločnosť na to, že na implementáciu systémov ERP bol vybraný nevhodný partner?
Ja by som sa na túto otázku pozrel z opačného pohľadu – t. j. ako zistiť, že sme si vybrali správneho dodávateľa na implementáciu. Kľúčovým aspektom úspešného riadenia projektu je správna metodika implementácie. Implementácia systému ERP je komplexný projekt, pri ktorom je potrebné koordinovať čas, kapacity a zdroje. V každej fáze projektu musí byť jasné, aké činnosti sa majú vykonať a aké úlohy ešte čakajú na realizačný tím. Preto za dôležitý faktor úspechu považujem metodiku implementácie na strane dodávateľa, schopnosť vysvetliť jej význam a jej následné používanie počas implementácie.
5. Ako by mali spoločnosti čeliť nedostatku IT špecialistov nielen pre podnikový systém ERP?
Už nejaký čas sa nachádzame v špecifickom období, keď je na trhu práce nedostatok skúsených odborníkov. Situácia sa môže v jednotlivých regiónoch líšiť, ale väčšina spoločností sa s týmto problémom stretáva. Kľúčom k úspechu je neuspokojiť sa so súčasným stavom, ale aktívne sa rozhliadať po trhu práce, byť agilný a predovšetkým neustále hľadať možnosti spolupráce. Najmä v oblasti IT je veľká príležitosť hľadať vhodných kandidátov už na stredných alebo vysokých školách. Ďalšou možnosťou je pokryť nedostatok vlastných odborníkov outsourcingom. Táto metóda je vhodná pre všeobecnejšie oblasti IT, ako je správa sietí, databáz a podobne. Túto možnosť je ťažšie uplatniť na IT špecialistov orientovaných na špecifické systémy, ako sú napríklad systémy ERP. Je to najmä preto, že implementácia rovnakého systému ERP je v každej spoločnosti do určitej miery jedinečná a prenos know-how si vyžaduje kapacity a čas.